2013/07/08 00:24:59

【高度な設定】Salesforce 承認フローで1段目の承認者を動的に変化させるには

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勤怠管理、就業管理、経費精算、プロジェクト工数管理においてワークフローの使い勝手は重要な運用上のポイントですね。今回はチームスピリットの承認申請でどの様なことが出来るかについて書いてみたいと思います。

チームスピリットは月末の勤務確定(勤怠の承認)、休暇や残業、時短などの勤務時間変更、交通費や宿泊費などの経費精算について、上長の承認をもらうための承認申請を Salesforce Force.com のWEBワークフローを使ってクラウドで実現することができます。

チームスピリットのデフォルト設定では自身の1段階上の上長が承認するよう設定がされていますが、Salesforce で設定をしたマネージャー(承認者)に割り当てることも可能です。その方法について解説いたします。

【設定方法】

(事前準備)

事前にユーザにマネージャー(承認者)を設定しておく必要があります。以下、手順をご案内します。

1.チームスピリットにログインし、右上のお客様のお名前をクリックし、[設定]をクリックします。

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2.左側のメニューで[ユーザの管理] > [ユーザ]の順にクリックします。

3.ユーザ一覧にて、任意のユーザの[編集]リンクをクリックします。このときのユーザは、グループリーダーなど、その人の次の承認者を設定する必要があるユーザを選びます。

4.【承認者の設定】セクションにて【マネージャー】項目に上司の名前を設定し、保存します。

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(承認プロセス設定手順)

1.設定画面左側のメニューで[作成] > [ワークフローと承認申請] > [承認プロセス]の順にクリックします。

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2.「承認プロセスを管理するオブジェクト」にて【勤怠申請】を選択します。

 ※経費申請であれば【経費申請】を選択します。

3.「有効承認プロセス」セクションにあるプロセスの、承認プロセス名をクリックします

 (例:勤怠申請AP)

4.【編集】ボタンをクリックし、「承認者項目と編集権限」をクリックします。

プロセスの定義

5.「割当先として使用するユーザ項目」として【マネージャ】を選択し、【保存】ボタンをクリックします。

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6.「承認ステップ」セクションの[編集]ボタンをクリックします。

7.「ステップ1.名前と説明の入力」画面では、【次へ】ボタンをクリックします。

8.「ステップ 2. ステップ条件の指定」画面では、【次へ】ボタンをクリックします。

9.「ステップ 3. 割り当て先の選択 」にて、「承認者の選択」セクションで「選択したユーザ項目を使用して自動的に承認者を割り当てる。(マネージャ) 」を選択し、保存します。

以上で、承認ステップの1段階目の承認をSalesforce で設定したマネージャに自動的に割り当てることができます。

チームスピリットには「勤怠管理」「経費精算」「プロジェクト工数管理」などいくつか承認申請を使う場面がありますが、この設定を活用することで、「勤怠は直属の上長に承認してもらう必要があるけど、工数や経費は先にプロジェクトマネージャに確認してもらう必要がある」など、承認者を申請種別に応じて動的に変えることができるので、どうぞご活用下さい。

次回以降、2段階目以降の承認ステップの設定方法についても、承認者が固定の場合と動的に変わる場合でそれぞれアップしていく予定なので、チームスピリットの運用のご参考にしてください。

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これからもチームスピリットに関する便利な機能をこのBlogで公開して参ります。右メニューの「新着情報はこちらから」にメールアドレスを登録いただけると最新の情報をメールでお知らせしますのでご活用ください。

jack_
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