2013/08/19 21:33:25

【一般的な設定と操作】勤怠「打刻」シリーズ(2)打刻とChatterフィードに関する4つの秘密

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打刻シリーズ第 2 弾です。チームスピリットではWEB タイムレコーダーで打刻と同時にコメントを記入することができそれを Chatter (企業内SNS) に投稿できることはご存じだと思います。出社打刻と同時に今日の予定をフィードしたり、退社打刻と同時に今日の成果をフィードすることで社内の活動が手に取るように共有され、多くのアドバイスや協力が得られるようになり大変便利です。このようにチームスピリットは勤怠の打刻とChatter を連動させることで今までにないソーシャルな勤怠管理を実現しているのです。そこで今回は勤怠管理の打刻とChatter の関係について解説したいと思います。

さて情報共有で便利な Chatter も普段関係ない部門の情報が流れるとかえって邪魔ですね。そこで勤怠のChatter フィードを、部署単位で特定のユーザだけに流れるようにしたいという声をお伺いします。そこで最初はChatter フィードをグループを作って一部の利用のみに公開されるように制限する方法についてご紹介します。

そして次に、実は多くの方が知らない便利な機能、セールスフォースの Chatter だけの機能を使って打刻をする方法についてご紹介いたします。このセールスフォースの Chatter だけの機能を使って打刻をするためにも前述の Chatter フィードをグループを作って一部の利用のみに公開されるように制限することが必要になるので順番に読み進めてくださいね。

また忙しいマネージャーは常に Chatter のフィードを常に追いかけられないと言う声も良くお伺いします。そこで三番目にChatterフィードのダイジェストを夜間にメールで関係者に送る機能を使って勤怠だけの Chatter ダイジェストを作成する方法についてご紹介します。

そして私個人としてはあまりお勧めしたくないのですが、会社によってはChatterを使用禁止にしたいというお客様もいらっしゃいますので、最後に Chatter に全ての打刻情報をフィードしないようする設定についてご紹介します。

今回は少し盛りだくさんの内容ですが勤怠と Chatter の組合せで出来るソーシャルな勤怠管理の可能性を感じていただきたいので、ぜひ最後までお付き合いいただければと思います。

 

まず最初にChatter グループを作成しよう

まず、打刻情報を 発言するための Chatter グループを作成します。グループの作成方法は、以下をご確認ください。

1. Chatter タブ>グループ>新規グループ を順にクリックしてください。(表示されていない場合は、右側の「+」マークをクリックし、[Chatter] をクリックしてください。)

Chatterグループ

2. グループの編集画面でグループ名を入力して、グループアクセスを「非公開」と選択して、【保存】をクリックしてください。

Chatter

3. 「メンバーの追加」をクリックして、グループに登録したいメンバー横の 【追加】 をクリックして、【完了】 をクリックしてください。

Chatterメンバー追加

次に部署毎に Chatter 打刻の発言グループの登録します。

1. 管理メニュー>【共 通】部署の登録をする を順にクリックしてください。

2. Chatter 打刻の発言先を登録した部署の横の編集ボタン(鉛筆マーク)をクリックしてください。

3. 部署設定の発言グループ欄で上記で作成したグループを選択して、【保存】 をクリックしてください。

Chatter宛先

これで、部署に所属しているユーザからの打刻は設定をしたグループにのみ反映がされるようになります。そしてこの機能を利用することにより、Chatter からの打刻が可能になります。

 

Chatter のみの機能を使って打刻をしよう

もったい付けましたが実はChatterの機能のみを使って打刻するのはとても簡単!Chatter にて、以下の文言を始めに入れ、フィードを投稿するだけです。

出勤時:出社>

退勤時:退社>

どうですか、とっても簡単でしょう!

以下のキャプチャは 出勤の Chatter 打刻した場合の例です。

Chatter打刻

上記でフィードを投稿した結果、このように出勤時間が登録されます。

勤務表

出退勤の打刻が正常に行われた場合、フィードが投稿されると同時にコメントがつきます。

出社> 退社> に続いて入力したコメントはそのまま Chatter にフィード*されますので今日の作業予定や成果の報告にも利用することができます。またChatterはブラウザからだけでなく、ChatterデスクトップやChatterモバイルからの打刻も出来るのでChatterを活用されているお客様にはとても便利な機能だと思います。

*チームスピリットの WEB タイムレコーダやタイムレポートに入れたコメントとは扱いが異なります。

※既に打刻されている場合など、正常に打刻されなかった場合にはコメントがつきませんので、その場合は勤務表をご確認ください。

※これらの打刻情報をグループに投稿があるたびに個々にメールを受け取るように設定することも可能ですがあまり使われている方はいないので今回は解説しません。もしニーズがあれば私たちにお問い合わせください。

 

「打刻 Chatter ダイジェスト」をメールで受信しよう

Chatterのフィードは社内の状況共有のために有効だけど、いつも Chatter の更新を眺めてはいられないということもありますね、そんなときのために前述した勤怠のグループだけのダイジェストを毎日・毎週受信するかなどを指定することも可能になっています。これを設定すると、毎日 12:00 AM 頃に毎日のダイジェストを、日曜日の 12:00 AM 頃に毎週のダイジェストを送信します。

打刻情報を受信されたい 該当 Chatter グループのメンバーのアカウントにて以下設定をしてください。

1. Chatter タブ>グループ>私のグループ を順にクリックしてください。(表示されていない場合は、右側の「+」マークをクリックし、[Chatter] をクリックしてください。)

2. Chatter ダイジェストをメールで受信したいグループ名をクイックしてください。

私のグループ

3. 「メールの毎日のダイジェスト」 をクリックして、希望のメールの受信頻度を選択してください。

(「すべての投稿」を選択されると 発言グループ の 部署に登録されているユーザが打刻をする度にメールで通知がされます)

毎日のダイジェスト

これで毎日、または毎週の単位でみんなの活動状況をダイジェストでメール受信できるようになりました。

 

打刻情報を Chatter フィードを行わない方法

私たちとしては勤怠管理と Chatter を連携させたソーシャルな勤怠管理を体験していただきたいのであまりお勧めしたくないのですが、最後に出社・退社時の Chatter フィードを行わない設定をご紹介します。この設定は全てのユーザに反映がされ、ます。また、タイムレコーダーにコメントを入れても Chatter にフィードされなくなりますので、ご注意ください。

1. 管理メニュー>[【システム】システム関連の設定をする] を順にクリックしてください。

2. 「勤怠関連設定」 の 「出社・退社時のChatterフィードを行わない」 にチェックを入れて、【保存】 をクリックしてください。

Chatter フィード

これでチームスピリットの打刻情報が Chatter にフィードされなくなりました。

いかがでしたでしょうか。チームスピリットでは この様に打刻の Chatter フィード でも 多様な設定が可能となっていますので、皆様の運用に合った使い方がきっと見つかると思います。

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これからもチームスピリットの色々な機能や、Salesforceのクラウドプラットフォームでできる便利な使い方をこのBlogで公開して参ります。右メニューの「新着情報はこちらから」にメールアドレスを登録いただけると最新の情報をメールでお知らせしますのでご活用ください。

jack_
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