2013/08/04 22:38:07

【一般的な設定と操作】勤怠「打刻」シリーズ(1)打刻忘れの訂正

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毎日いただく様々なお問い合わせから、就業規則は本当に会社によって千差万別なことが分かります。就業規則を明確にすることは、従業員との信頼関係を築き、トラブルを防止するよりよい労働環境づくりに役立ちます。チームスピリットは、管理者が設定した内容を利用者が確認ができるなど勤怠管理の透明性も提供でも皆様に貢献したいと考えております。
今回は、従業員との信頼関係を築きトラブルを防止するうえで鍵となる、チームスピリットの「打刻」の取り扱いに関して解説させていただきます。打刻は簡単な操作ですが実は奥の深いテーマでもありますので今後シリーズでご紹介できればと思っています。

さて出退社打刻は、WEBタイムレコーダーを利用しているかと思いますが、打刻を忘れた場合どのように事後登録をしていますでしょうか。チームスピリットでは主に3つの方法があります。設定方法を含めて以下に解説いたします。

勤務表で利用者が手入力で事後登録をする(デフォルトの設定)

利用者が事後で打刻時間を入力したい出社・退社時間入力欄をクリックをすると以下の画面が表示されますので、必要情報を入力して【登録】をクリックしてください。

打刻入力画面

手入力で勤務時間を入力または変更した場合、時刻の背景が黄色に変更されます。

打刻

打刻訂正を利用者本人以外の人に制限する

打刻時間を修正できる社員を、勤務体系の設定で「本人以外(上司、管理者)」、「全社員のデータ管理者と管理者」、「管理者のみ」に制限することができます。制限の設定方法は以下をご確認ください。

1. 管理メニュー>【勤 怠】勤務時間、休暇、勤務体系の設定をする を順にクリックしてください。

2. 勤務時間を修正できる社員を制限したい勤務体系の横の編集ボタン(鉛筆マーク)をクリックしてください。

3. 基本設定の「詳細設定」 をクリックして、「勤務時間を修正できる社員」 欄で「使用する」チェックをいれて【保存】をクリックしてください。


修正できる社員画面

本人以外が打刻の修正を行なう場合は、管理メニュー>【勤 怠】社員の勤怠データの参照・編集・印刷をする を順にクリックして 打刻の事後入力をしたいユーザーの横の編集ボタン(鉛筆マーク)をクリックして、「勤務表で利用者が手入力で事後登録をする」 を参考に打刻時間を登録してください。

勤怠時刻修正申請の申請により打刻時間を訂正する

勤務表の 「勤怠関連申請」 から 「勤怠時刻修正申請」 を申請をして承認があった場合のみ、申請をした時刻が自動で入力されます。この設定をすることにより全ての利用者は、上長の承認がなければ、打刻の入力・申請ができなくなります。設定方法は以下をご確認ください。

1. 管理メニュー>【勤 怠】勤務時間、休暇、勤務体系の設定をする を順にクリックしてください。

2. 「勤怠時刻修正申請」を有効にしたい勤務体系の横の編集ボタン(鉛筆マーク)をクリックしてください。

3. 基本設定の「詳細設定」 をクリックして、「勤怠時刻修正申請」 にチェックをいれてして【保存】をクリックしてください。

時刻修正

これらの設定は勤務体系ごとに設定できるので、例えば社内勤務の社員は「本人以外のみ事後登録をする」 を使用、外出の多い営業メンバーは「勤務表でユーザが手入力で事後登録をする」、派遣・アルバイトのメンバーは記録のため 「勤怠時刻修正申請 を使用する」 を割り当てるなど管理したいレベルに応じて打刻訂正の方法を設定できます。

いかがでしたでしょうか。チームスピリットでは この様に打刻訂正についても多様な設定が可能となっていますので、皆様の就業規則に合った使い方がきっと見つかると思います。


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これからもチームスピリットに関する便利な機能をこのBlogで公開して参ります。右メニューの「新着情報はこちらから」にメールアドレスを登録いただけると最新の情報をメールでお知らせしますのでご活用ください。

jack_
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