2013/08/29 22:58:24

【利用環境・機能】「勤怠管理」と「交通費精算」を交通系ICカードでタッチ&ゴー

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昨日、交通系 IC カードにより「勤怠管理」と「交通費精算」を 一度のタッチで同時に実現する、チームスピリットの 「交通系 IC カードデータ・インタフェース」 追加のプレスリリースをさせていただきました。

「交通系 IC カードデータ・インタフェース」 を使えば 交通系 IC カードをタイムカード代わりに使ったり、そこに記録されている利用履歴を読み取り、移動経路と料金を交通費精算に利用できるようになります。

なお 「交通系 IC カードデータ・インタフェース」 はいわゆる接続のための API のことなので、今回はこの 「交通系IC カードデータ・インタフェース」を使って、交通系 IC カードでタイムレコーダーと交通系の利用履歴を同時に読み込む読み取りソフト 「Cloud's Spice on TeamSpirit 」 (ブレインハーツ株式会社製 一人当たりの月額利用料90円から)についてご紹介いたします。

お客様によっては現場に PC が設置できない場所でも勤怠管理を行いたい、わざわざ PC を立ち上げなくても今までと同様タイムカードを使いたいというお客様がいらっしゃいます。Cloud's Spice on TeamSpirit (長いので以降Spiceと表示します) はそんなお客様のために 交通系 IC カードをタイムカード代わりに打刻できるシステムです。しかしそれだけではなく普段何気なく電車の改札でかざしている 交通系 IC カードから実際に搭乗・乗車した駅を定期券の区間を除いて瞬時に読み取り、チームスピリットに送信して交通費を簡単に精算できるようになります。

しかも毎日の出社・退社の打刻と同時に交通系の利用履歴を読み取ることで、毎日利用履歴を Spice に移動することができるので、営業の方のように頻繁に外出される方でも IC カードの履歴保管件数を気にせずに使えるようになります。

今や 1 人1 つは必ず持っているとされる交通系 IC カードで 「勤怠管理」 と 「交通費精算」 をタッチ&ゴーで行いましょう。月末交通費の経費申請の入力に時間を取られている外勤の皆さんのお助けツールとしてもご利用いただけます。

それでは、Spice がどのようにチームスピリットと連動しているかご紹介させていただきます。

Spice で打刻をしよう

朝出社をした時に パソコンにつないだ Felica リーダに Felica をかざして「お早うございます」と言うだけ。これだけで、出社打刻は終わりです。後は自動的にチームスピリットの勤務表に出社打刻情報が同期されます。出社打刻をすると以下ような画面になります。

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退社するときも同じです。Felica を Felica リーダにかざすだけで退社打刻が完了です。

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そして、打刻をした情報が以下のように 、Chatter に打刻種類と時間が投稿されます。

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Spice の設定によって、出社・退社打刻だけでなく、以下の画面のように Felica をかざして休憩開始・終了時間、社用外出・帰社時間の項目をクリックするだけで打刻をすることもできます。

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もちろんこれらの打刻した情報も全て自動でチームスピリットに同期してくれます。

また、打刻はせずに、Spice で交通費のデータのみ同期をした場合、以下の画面のようになります。打刻画面への切り替えは、「勤怠入力」をワンクリック。交通費の読み取りも同様に 勤怠入力画面で、「交通費」 をワンクリック。
(交通費のみご契約いただいた場合は、以下の画面のみが表示されます)

Spice 交通費

次に Spice で吸い上げた交通費ルートをどのようにチームスピリットで経費精算申請をするかご紹介します。

交通費の申請をしよう

実際に Spice で吸い上げた交通費ルートを チームスピリットで経費精算してみましょう。

1. Spice の交通費情報が保存されているアカウントにログインをします。

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IC カードから吸い上げた(定期券の区間を抜かした)データ一覧が表示されます。土曜日、日曜日は赤文字で表示されています。

2. 申請をしたい区間にチェックをいれて、【送信】 をクリックします。

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これだけで、チームスピリットの経費画面に以下のように 何気なく毎日かざしている IC カードのデータを同期することができます。後は、【承認申請】 をクリックして申請するだけです。もちろん、打刻をせずに 交通費のデータのみ吸い上げる機能もあります。

ICカード

 

また、Spice とチームスピリットを連動することにより、ただ、交通費をチームスピリットに同期するだけではなく、Spice から吸い上げた交通費ルートには、マーク マークがつきます。これにより、経理担当者がひとつひとつの交通費の経費の金額を確認することなくひと目でその申請に不備がないか確認できます。これだけでも経理担当者の確認作業の時間がかなり節約できるのではないでしょうか。

以下が実際に金額を 浅草橋から押上の区間の金額を 170 円 から 270 円 に金額を変更した場合のスクリーンショットです。マーク が消えているのがお分かりになりますでしょうか。

ICMark

いかがでしょうか。Spice を使うことで 朝 PC を立ち上げたら PC の更新がかかり出社打刻が押ず打刻修正申請をしているユーザ、その申請の承認をしてる上長、月末の忙しい時間に経費精算のためにひとつひとつ手入力で交通費ルートをいれているユーザ、膨大な交通費の確認作業をしている経理担当者のみなさんを救う Spice。会社に1台あるだけで、みなさんの勤怠に使っている時間が大幅に変わり業務の効率がされるのではないでしょうか。

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これからもチームスピリットの色々な機能や、Salesforceのクラウドプラットフォームでできる便利な使い方をこのBlogで公開して参ります。右メニューの「新着情報はこちらから」にメールアドレスを登録いただけると最新の情報をメールでお知らせしますのでご活用ください。

jack_
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