魂のBlog|勤怠管理と工数管理、経費精算ならチームスピリット

2017/05/12 09:30:42

「働き方改革」ってどうやって始めたらいいの?という方のために 〜チームスピリット式6つのステップ

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階段のイメージ2016年末からホットワードになっている「働き方改革」。みなさんの会社でも話題にならない日はないのではないでしょうか?

すでに何らかの取り組みをされている会社もあるかもしれませんが、「どうやって始めたらいいの...?」「何から取り組めばいいの...?」と頭を抱えている方(特に、人事や総務部のみなさん)もいらっしゃることでしょう。

そこで、ここでは「働き方改革」実現のためのプラットフォーム「TeamSpirit」を使って始めるチームスピリット式"働き方改革"の方法について、6つのステップに分けてご紹介したいと思います。

STEP:1
働き方改革の一丁目一番地、「長時間労働の是正」に着手!

さて、みなさんは「働き方改革」と聞くと真っ先にどんなことを想像されるでしょうか?
働く人や管理職のみなさん、経営者の方も、「残業時間の削減」、「在宅勤務」、「時短ワーク」、「仕事の効率化」、「生産性の向上」といった様々なキーワードを思い浮かべるのではないかと思います。

しかし、チームスピリットがまず一番に掲げるのは「長時間労働の是正」、つまり、残業を前提とした労働慣習を変えることです。

こう聞くと、「生産性の改善なしに長時間労働の是正を行うと、単純に労働時間が短くなり売上が下がってしまうおそれが高まる。そう考えると長時間労働の是正は一番最後にやることなのでは?」と思われるかもしれませんね。少し詳しく紐解いていきましょう。

まず、働く時間を大きく2つに分けて考えてみます。

  • 価値の創造に関わる時間
    (成果物を作ったり、お客さまと打ち合わせをしたりする時間)

  • 間接事務作業の時間(勤怠管理や経費精算など)

前者を「本来業務」と認識することに異論はないと思いますが、後者については「成果に直接関わらない時間。面倒な時間」と思われる方が多いのではないかと思います。そのため、このような作業は、面倒だからといって入力は月末にまとめて行う、という方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、そうすることによって「勤怠情報の持つ"価値"が下がってしまう」と言ったら、あなたはどう感じるでしょうか?

一般的に、勤怠情報といえば出退勤や欠勤の情報を指します。
しかし、実は、勤怠情報、それもリアルタイムで収集した勤怠情報には"秘めたるチカラ"があります。それというのも、働く人のコンディション(勤務時間や有給休暇取得状況など)を把握したり、急な働き方の変化が見えたりと、実に様々な情報が詰まっているからです。

そのような情報を活用して、残業の偏りを調整したり、有給休暇の取得を促したりすれば、生産性を下げることなく長時間労働を是正できると私たちは考えます。

勤務表画面

TeamSpirit勤務表画面



しかし、勤怠管理を紙やエクセルに管理して、月末に一括入力・集計したのでは、こうしたことまではうかがい知れないでしょう。

そこから読み取れることはまさに勤怠に関する時間情報だけ。これでは、労働環境のリアルな実情を把握することは難しいと言わざるを得ません。こうした中で、「長時間労働を是正」しようとしても、ノー残業デーや20時消灯の導入など、外形的な取り組みに終始してしまいます。

勤怠情報をリアルタイムで確認できるように進化したTeamSpiritのダッシュボードやレポート機能は、働く人それぞれが入力した出社・退社の打刻情報をリアルタイムに反映することで、仕事時間や残業の時間数、有給休暇の取得数などをリアルタイムかつ直感的に理解できる表として表示します。

また、半休、時間単位有休、代休、振休など、休暇の取得と残業計算が完全に連動して表示されるので、ひとり一人の労働時間や有給休暇の取得状況を経営者や管理者側にもすぐに見える化できるようになります。

勤怠情報を表示するダッシュボード画面
社員の勤務状況が一目でわかるダッシュボード画面


これにより、残業が特定の部門や個人に集中しているといった課題への気付きが素早く行われ、早期の段階で解決策を講じることが可能になります。こうしたことが働く人・経営者双方にとって "安心して働ける環境"づくりにつながっていくと考えます。

このことは、コンプライアンス遵守という観点でも重要ですが、何より働く人のコンディションを保ち生産性を常に一定のレベルに保つことによりビジネスのパフォーマンスを向上させることにも役立ちます。

だからこそ、勤怠情報を見える化し、働く人の状況を逐一把握する「長時間労働の是正」が、働き方改革の一丁目一番地になる、というわけです。

STEP:2
ライフ&ワークを充実させる、多様な働き方の実現

チャター画面長時間労働の是正と並んで「働き方改革」の重要なテーマとして掲げられるのが、「社員の働き方の多様化」です。

この議論が出てきた背景には、育児中の社員や親の介護で通常の働き方が困難な社員、ミレニアル世代と言われる若い世代の社員など、働く人が持つバックグラウンドや価値観が実に様々なものになってきていることが挙げられます。

経営層がそうした時代の変化を考慮せず、これまでの働き方(固定概念)を押し付けてしまえば、優秀な社員にとって魅力的で働きたくなるような会社とは見られないでしょう。
人材不足の今日において、これは企業にとっての大変な痛手となるはずです。

一方で、「これまでの働き方での職場管理のやり方は分かるけれど、テレワークなど多様な働き方を実現したらどんな問題が起こるか分からない。リスクを考えると、一歩が踏み出せない...」という考えもあるかもしれません。

そこで、TeamSpiritは「どこにいようとも、チームで働ける環境を作り出すクラウドシステム」として活用していただけるように進化を遂げてきました。働く人たちがオフィスで仕事をしていようが、テレワーク(在宅勤務)で仕事をしていようが、ほとんど意識する必要がありません。

また、PCやモバイルなどのデバイスも選ばず、インターネットが繋がるところであればどこでも利用することが可能です。
働く人それぞれが「今日、どんな仕事をするのか」を把握できたり、困ったときにチームメンバーとChatter(チャター)を使ってコミュニケーションを行ったり。空間を超えて、自分の働きやすい環境で仕事に集中する環境を整えることができるようになります。

加えて、1日の中で何度でも出社・退社打刻ができるため、たとえば子育て中の人なら、子どもの食事の支度をする前に一旦退社して、食後に再出社して仕事を継続するなどといった柔軟なワークスタイルを実現することも可能です。

それに限らず、働く人にとって、最も生産性が上がる環境で自然にライフとワークを融合させられることは、思考を柔軟にし、余裕をもった働き方につながることでしょう。

多様な働き方の推進もまた、生産性の向上の実現に不可欠なことだ、というわけです。

STEP3
オフィスワーク・オートメーションによる事務処理作業の効率化

「長時間労働を是正するだけでは総労働時間が短くなって、ビジネスのパフォーマンスが低下してしまうリスクがある」。

これは当然ながら、経営者や管理職の方にとって受け入れがたいものです。そうしたこともあり、STEP1では、勤務時間をリアルタイムに見える化することによって、現状の把握し、リソースの調整等による生産性を下げない長時間労働の是正を。STEP2では、働く人が最も生産性を上げられる環境で仕事ができるような多様な働き方の提案をしました。

しかし、当然ながら生産性を向上させることは大変困難なこと。

「向上させよう!」と思ったって、「どうやったらいいのか?」となると、途端に勢いがトーンダウンしてしまうのではないでしょうか?そこで、もう一度改めて働く時間について考えてみましょう。

大きく分けて2つというと、以下の通り。

  • 価値の創造に関わる時間
    (成果物を作ったり、お客さまと打ち合わせをしたりする時間)

  • 間接事務作業の時間(勤怠管理や経費精算など)


すでにお気付きの通り、後者の時間は、勤怠管理や経費精算が一体化していることでムダな手間を省く「オフィスワーク・オートメーション(間接作業の自動化)」によって大幅に削減することが容易にできます。

TeamSpiritユーザーに対して実施した調査では、TeamSpiritを使用したことにより、多くの利用者や管理者の勤怠管理・経費精算関連事務作業の手間を40%以上削減できたと感想をいただいています。アンケート結果2017の詳細はこちら▶︎

ムダ、手間がかかる、面倒くさい、と思われている事務作業にかかる時間を大幅に削減することは、仕事の効率化にもなるもの。
最も着手しやすいところから始めて、「働き方改革」の成果を実感することも、取り組みを続けるうえでのモチベーション維持になることでしょう。

STEP4:
いよいよ実務編! 工数管理を使った仕事のプランニング

工数管理というと、システム開発会社の人件費原価計算、コンサルタントや士業の方が顧客への請求金額を計算するためのもの、と連想しがち。

しかし、実は工数管理は、仕事の実績を把握するだけではなく、やるべき仕事(重要な仕事)の時間を計画的にカレンダーにアロケーション(配分)し、やり遂げるという点でも有効です。

まず、マネージャーはやるべき仕事をTeamSpiritの「ジョブ」として登録します。これはマネージャーにとっては、自部門でやるべき仕事を棚卸しして、頭の中を整理することにもなります。

次に、社員の方は、作業予定を「ジョブ」と関連付けてカレンダー登録していきます。
たとえば「今日1日のうち、Aというジョブの仕事を●時から●時に。Bという仕事はまだ納期まで間があるからAより少ない時間でこの時間帯に」という風にアロケーションしていきます。

こうすることで、働く人自身が「ジョブ」の重要性を認識し、目の前にある"処理"すべき作業をひたすらこなすような仕事の仕方ではなく、優先度の高い重要な作業に時間を割り当て付加価値を生み出すことを意識するように工夫する、という発想の転換が促されます。

工数入力画面

これが実際の入力画面。何時間くらい作業したかをスライダーで入力すれば、1日の稼働時間からそのジョブにかけた割合を自動で割り出します



STEP
5:
1 on 1でコーチング! 改善のための日々の振り返りとレビュー

1日の時間の使い方を働く人が設計し、その成果を日々振り返ること。これは、生産性改善への気づきを得る意味でとても重要です。

しかし、それを社員ひとり一人に習慣として根付かせることは容易ではないでしょう。また、自分ひとりで行うことよりも、たとえばジョブのチームリーダーや上司からのアドバイスが得られた方が働く人にとって様々な気づきが得られるはず。
これを実現するために活用できるのが、TeamSpiritの「タイムレポート」機能です。


タイムレポート画面

スケジュールと工数実績、勤怠管理、経費精算が一体になったタイムレポート画面



まず、働く人は、「今日はどのような仕事に時間を使ったか」を工数(作業時間)として 登録する必要がありますが、STEP4で計画登録したジョブを実際に実施していれば、再登録の必要はありません。そして、登録が終わったら、一日を振り返ります。この時、この入力した時間情報とともにコメントを入力して日々の作業報告(日報)としても活用できます。

さらに、自己の振り返りとともに、上司との1 on 1のレビューミーティングを行って、時間の使い方に関するアドバイスをもらったり、コーチングをしてもらったりすると、生産性の向上にはとても効果的です。

たとえば、あたなが上司の立場であれば、パフォーマンスがいつもと違っていると感じる社員の工数実績をレビューして、事前にアドバイスするべき内容を考えて1 on 1のミーティングの準備をすることもできます。ここでのポイントはタイミング。1ヶ月後ではなく、問題を気づいたタイミングでフィードバックを行うことが効果的です。

もしオフィスでフェイス・トゥ・フェイスに話ができなければ、TeamSpiritならチャット機能を使ってコミュニケーションすることも可能です。素早いケアによって、課題の早期解決が可能になるでしょう。これは、現在多くの企業で行われている年次評価や目標管理よりも、はるかに人材育成への貢献が期待できるアクションです。

STEP6:
全体を俯瞰して、強みを把握する! 部門・全社レビュー

STEP5では個人の生産性に対するレビューの意義とTeamSpiritを使ったレビューの方法についてご紹介しました。それを見ると「チーム全体のパフォーマンスを向上させることにも利用できるのでは?」と感じられたかもしれませんね。

もちろん、TeamSpiritに集まったデータを使えば、部門別や全社レベルでの時間の使い方や生産性、課題解決すべきことを明確にしてレビューをしたり打開策を見出すこともできます。

たとえば、営業のAチームとBチームがあったとします。この2つのチームの工数実績を元に時間の使い方を比較すると、営業の実績が振るわないチームがどちらなのか、単純に数値で確認できるでしょう。
では、一体どういった点でこの差がでるのか? という視点でそれぞれのチームのメンバーの時間の使い方をチェックしていきます。
すると、「見積書を作成することに多くの時間を費やしている」「社内の報告資料作成に時間がかかりすぎている」といった課題が見えてくるかもしれません。

その点について、優秀な成績を上げるチームが持つメソッドをもう一方のチームに共有すれば、改善の第一歩を踏み出すことに。また、余分にかかっていた時間が余裕の時間となるので、顧客訪問の時間を増やしたり、より得意な仕事を伸ばすなどの進化を遂げることができるようになって、部門全体のパフォーマンスを向上させることにもつながります。


ダッシュボード画面

最後に
私たちチームスピリットでは「働き方改革」を推進する上で最も重要なことは、経営者以下社員全体の意識改革だと考えています。そして、意識改革の第一歩が、勤怠や生産性を"見える化"することであり、TeamSpiritはそのためのプラットフォームとしてご活用いただけると自信を持っています。

いかがでしょうか?6つのステップが、あなたの会社の「働き方改革」の参考になれば嬉しく思います。
もし、TeamSpiritの活用方法に興味が湧いてきたなら、ぜひお気軽にお問い合わせください!

「働き方改革」実践中! 導入事例はこちら▶︎

今さら聞けない...労務管理の基礎知識についてはこちら▶︎

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