魂のBlog|勤怠管理と工数管理、経費精算ならチームスピリット

2017/08/18 14:00:00

クラウドアプリ検討時に注意すべき隠れたコスト(Hidden Cost)

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昨今、働き方改革やホワイトカラーの生産性向上への取り組みに対する社会的機運が非常に高まっているのを受け、企業では勤怠管理や工数管理、経費精算といった間接業務をクラウドアプリでデジタル化することによってプロセスを標準化・自動化し、社員や管理部門(人事・総務部門や経理部門など)の改革を進めようという動きが強まっています。

人事・総務部門であれば、残業時間やオフィス入退館時刻を可視化し、長時間労働を是正するための勤怠管理クラウドを、

経理部門であれば、経費精算を自動化し、紙やエクセルで行っている処理時間を大幅に削減できる経費精算クラウドを、

経営企画部門であれば、ホワイトカラー全体の生産性をあげるために、工数をトラッキングして作業時間の分析が行えるようにするための工数管理クラウドを。

一般的に、主管部門それぞれが自部門の立場にたった課題にフォーカスしてクラウドアプリが検討されます。

しかし、このようにそれぞれの部門が自分たちが抱える課題だけに集中してソリューションを検討し、部分最適なクラウドアプリを導入してしまうと、逆に生産性を下げる悲劇を招くことになるかもしれません。

部分最適が招く、本末転倒な結末 !?

部門毎にクラウドを検討した結果、X社の勤怠管理システム、Y社の経費精算システム、Z社の工数管理システムを導入することになったABC株式会社の例を、以下の三者の視点で見てみましょう。

  1. ユーザの視点
  2. 管理部門(人事・総務、経理部門など)の視点
  3. システム部門の視点

クラウド導入悲劇を表現するイメージ



1)ユーザの視点

最近のクラウドシステムはシンプルで使いやすいのは確かだが...

ABC社が導入したそれぞれのクラウドアプリは、ユーザインターフェイスもシンプルで使い勝手も良い製品だったようです。しかし、どんなに良い製品でも使いこなすには時間がかかるもの。ましてや、機能毎に異なる複数のアプリとなれば、画面構成、ボタンの配置、メッセージの表示方法など、それぞれに特有の"作法"があるため、ユーザがそれらを覚えて、アプリを十分活用できるようになるには、マニュアルを参照したり、社内研修に参加したりと、多大な「学習コスト」が必要となったようです。

PCでは複数のアプリを立ち上げて操作が必要であり、スマホ上にはアプリ毎のアイコンが並び、利用する際には機能毎にアプリを切り替える必要が...。間接業務を「シンプル」にするはずがかえって複雑なったとの声も聞こえてきそうです。

紙ベースの申請がデジタル化され、承認プロセスもスピーディにはなったが...

ABC社では、これまで休暇申請や経費精算を紙とExcelで管理してましたが、勤怠管理システムと経費精算システムの導入により、社員はスマホからでも休暇申請や経費精算ができるようになりました。マネージャは外出先や海外出張中でも、PCやスマホで社員の申請を確認して承認することができるため、申請待ちが停滞することが少なくなりました。

しかし、その裏でマネージャのMさんは、タイムリーな申請の承認要求に苦しめられることになってしまいました。というのも、勤怠管理、経費精算、工数管理が別々のアプリであり、さらには導入済みのワークフローシステムもあるため、それぞれのアプリから承認依頼の通知メールが日々Mさんの元に届くからです!

申請を承認するためには、それぞれのアプリにログインする必要がありますメールで申請通知は受け取るものの、膨大な未読メールに紛れてしまい、承認すべき申請を探すことにいつもイライラさせられています。

Mさんはつぶやきます。「ひとつの画面に各種申請がまとめて表示されるといいのに...」と。

2)管理部門の視点

システムの導入はスムーズにいったが、会社の組織変更で大変なことに...

勤怠管理システム、経費精算システム、工数管理システムの導入は、時期をずらすことで、ユーザのシステム導入負荷を平準化することができました。しかし、これらのシステムが導入された翌年、ABC社では大幅な組織改編を行うことになりました。ABC社には当然、基幹システムとして会計システムや給与計算システムがあり、また営業支援システム(SFA)もあります。新たに増えた3つのクラウドアプリも含めて、新しい組織の設定や承認プロセスの設定をする必要があり、とても自社の要員で対応できる変更ではありません。

結局、外部ベンダーの助けを借りて組織改編を乗り切ったものの、安価なクラウドシステムに多大な保守費用を費やすことになってしまいました。

クラウドシステムからデータをダウンロードしてレポート作成...

業務がデジタル化されると、様々なデータがシステムに蓄積されるため、それらのデータを活用して、課題やオポチュニティの分析を行いたくなるのはマネジメントからすれば当然ですね。

ABC社でも、営業担当役員から、「営業の残業時間や顧客との面談時間、経費利用の状況と売上金額を営業担当者別に月単位でまとめて欲しい」との依頼が、営業管理部寄せられました。会社にはBIが導入されていますが、勤怠や経費の情報までは吸い上げられいません。従って、営業管理部マネージャのEさんは、勤怠管理システムから勤怠データを、工数管理システムから営業担当者が顧客との面談に使った時間のデータを、経費精算システムから経費データをダウンロードして、まる1日かけてようやくExcelでレポートを作成しました。

ところが、作成したレポートを役員に提出したところ、「やっぱり週単位にして」とひと言。Eさんはさらに2時間の残業をする羽目になってしまいました。

Eさんは作業中、何度もこう思いました。「3つのレポートが1つに統合されるようなシステムだったらこんなことすぐできるのに...!」と。

3)システム部門の視点

クラウドだからシステム部門も楽だろうという勝手な誤解...

クラウドなら、システムを自社で保有して運用する必要がないから、システム部門も仕事が楽だろうというのはユーザ部門の勝手な誤解です。

確かに自社でイチからシステムを構築することに比べれば、システム部門の負荷は軽減される部分はあります。しかし、クラウドアプリが自社のシステム環境で安定して利用できるキャパシティを備えているか、セキュリティ・リスクはないか、トラブル発生時のサービスレベルは十分かなどを事前に検討するなど、自社システム部門の仕事は決して小さくありません。

ABC社では、3つの異なるベンダーのクラウドアプリを導入することになったため、システム部門はキャパシティ管理、セキュリティ管理、サービスレベル管理、BCP(事業継続計画)などを個々に検討し、トラブル発生時の対応フローをそれぞれに作成するなど対応に追われました。

システム部門の担当者Sさんは、今後も継続して内部監査に備えてマニュアル類をメンテナンスしていくことを考えると憂鬱な気持ちになります...。

クラウドを連携するために新たにクラウドを構築...?

3つの新しいクラウドアプリを導入したABC社ですが、結局のところ、勤怠管理システムと工数管理システム間でデータ連携させたり、マネジメントダッシュボードを作るためにデータを集めたり、人事異動や組織変更時のシステム間ユーザ情報の整合性をとるためのクラウドアプリを新たに構築したりと、たくさんの作り込みが必要となりました。

結果として、想定外のコストがかかっただけではなく、システムインターフェイスを増やすことになり、システム運用リスクを高めることにもなってしまったようです。

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