魂のBlog|勤怠管理と工数管理、経費精算ならチームスピリット

2017/08/17 17:00:00

事務作業時間を創造的な時間に転換!
TeamSpiritが企業の生産性向上に貢献できるワケ

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TeamSpiritは、勤怠管理/就業管理/経費精算/工数管理/稟議申請を一体化したクラウドサービスです。毎日の出退勤の打刻、業務の内訳の登録、交通費や経費の精算といった、どんな業種、どんな職種の方でも必ず行う日常事務作業を、効率的に行っていただく仕組みを備えています。

TeamSpiritを使うことで、どれだけ普段の事務作業を効率化できたか、TeamSpiritのユーザ様にアンケート調査をして伺ってみました。

株式会社チームスピリットが2015年に調べた247社のユーザ企業の利用者の平均値として、月間で短縮できた事務作業の時間は、勤怠管理で31%、経費精算で40%、工数管理で41%。時間数でいうと、1人につき月間90分の時間短縮が出来た、という調査結果があがってきました。

一月を1日8時間勤務の20営業日とすると160時間=9,600分、その中の90分というと、1%にも満たないじゃないか、とお考えかもしれません。

しかし、100人の従業員から成る企業を考えた時、1%というと1人分に当たります。TeamSpirit未導入の状態では、100人のうちの1人が、毎日事務作業に明け暮れていて、99人分しか本来の力を発揮できていないと言えます。TeamSpiritを導入することで、この1人は事務作業に全勤務時間を割く必要がなくなり、創造的・生産的な業務に専念することができるようになります。100人のエキスパートが、それぞれの力をフルに発揮して、業務に専念できるようになるわけです。

また、2016年には、利用者と管理者の両者を対象に調査を行いました。利用者における作業時間削減率は、平均40%以上になりましたが、管理者においてはさらに削減率の平均が高く、勤怠管理については平均で46.5%の作業時間削減ができたという結果が出ています。

紙やExcelによる管理、あるいは一気通貫になっていないシステムでは、「従業員に提出を促す」「提出されたものを不備がないかチェックし、不備があれば再提出を依頼する」「場合によっては個々のデータをシステムに手動で入力する」「集計する」「提出のない人や再提出の遅れている人を催促する」といった細々した作業が発生します。手作業では人的ミスも起こりやすく、時間がかかるだけでなく、期日までに全ての処理をミスなく済ませなければならないプレッシャーから、神経もすり減らしてしまいます。従業員の申請ベースでは、正確な出退勤時刻を把握しきれないのでは、といった懸念も拭えません。

TeamSpiritは、利用者はもちろんのこと、勤怠管理システムの管理者である人事総務担当者や、経費精算システムの管理者である経理担当者の作業時間削減にも大いに役立っていることが分かります。

TeamSpiritで、事務作業時間を短縮できる点を取り上げましたが、もちろん導入効果はそれだけではありません。従業員自身の、そしてチームメンバーの働き方を、ダッシュボードやレポートで可視化できるため、生産性を上げるヒントを導き出すことができます。残業時間や勤務間インターバルなど、労務管理に関するレポートもリアルタイムに確認できますので、人事部・管理部は36協定に抵触しそうな人がいるか、といった確認をいつでも行うことができます。

TeamSpiritは、企業の生産性向上に貢献するクラウドサービスです。

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