2017/09/15 13:00:00

異動の季節を迎えるその前に、従業員情報の管理と活用を考えてみましよう 〜表計算ソフト主体の人事情報管理から卒業しませんか?〜

このエントリーをはてなブックマークに追加

御社では、人事情報を上手に活用できていますか

多くの企業では、従業員のみなさんが入社する際に「社員情報シート」といったものを、人事部に提出していることでしょう。姓名の漢字表記と読み仮名、性別、生年月日、住所、電話番号、緊急連絡先、配偶者と扶養家族の情報、マイナンバー情報、最寄り駅とオフィスまでの通勤経路、給与振込口座など、いわゆる個人情報と通勤や給与に関係する情報に加え、保有資格や免許、希望職種といった追加情報も含まれるかもしれません。

おそらくどの会社も、人事台帳といったものをお持ちのはずです。人事部および特定の人のみがアクセスできるところに、電子データとして保存されているケースが多いでしょう。例えば、表計算ソフトに入力され、ファイルサーバーやセキュアなクラウドストレージ内の、アクセス制限をかけたフォルダーに置かれているかもしれません。あるいは、人事管理システムに登録されているかもしれません。

このように収集された人事情報は、いろいろな切り口で集計され、活用される機会があると思います。
例えば、従業員の家族構成や年齢、入社年度別の集計をし、採用計画策定のための分析資料作りや採用ページの制作を行います。こういった情報は株主や投資家への説明資料に使われることも多いですよね。従業員が参画したプロジェクトや受講した研修情報なども記録・集計して、年次評価に活用している声も多く聞きます。

このような集計に便利なのがExcelをはじめとした表計算ソフトです。表計算ソフトを使い慣れている方は多くいらっしゃいますし、集計も簡単で、グラフも作りやすいです。

しかし、集計をするためには、最新情報をかき集めてきてグラフを作ることになりますので、元となるデータの管理方法によっては、どれが最新の情報で、間違いがないのかどうかを確認することに多くの時間を費やしているという人事担当者の声をよく耳にします。

また、表計算ソフトでデータ管理や集計をする場合、職歴や教育履歴など過去の履歴を管理するのが難しく、仮に履歴を表計算ソフトに登録しても、例えば「過去にリーダーシップ研修を受けたことがある人」を探そうと思っても、そう簡単ではありません。

履歴情報の管理がしやすく、検索も便利に、となるとやはり人事情報を一元管理できる専用製品(サービス)を利用することが望ましいでしょう。さらに、専用製品の中には、集計機能を持ち、レポートやダッシュボードなどでデータを可視化出来る機能を備えたものもあります。こうした製品であれば、集計の度に最新データを人力でかき集めてくる必要はなく、一度分析の軸を決めておけば、同じ形式のレポートをリアルタイムに出力できますし、もちろん違う切り口のレポートも容易に作ることができます。

すべてのビジネスは人財が根幹です。人事情報をフルに活用するために、人事情報の管理を見直してみませんか?

TeamSpiritは、勤怠・工数管理、経費精算だけではなく、人事情報を一元管理でき、リアルタイムに集計も可能な製品「TeamSpirit HR」を提供しています。
https://www.teamspirit.co.jp/lp/tshr/

詳細はお問い合わせください。

Support
Page topへ