魂のBlog|勤怠管理と工数管理、経費精算ならチームスピリット

2018/03/20 12:30:00

プロジェクト型ビジネスの「働き方改革」は収益性向上から

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もし御社が、ソフトウェア開発やウェブ制作、ゲーム制作、広告代理店、会計・税理監査、コンサルティング、といったビジネス(プロフェッショナル・サービス)を手がけている場合、プロジェクト毎にどのくらい売上や利益が上がっているのかを管理(収益管理)するのは当然のことでしょう。

しかし、現実問題として、どの程度正確に収益性を把握できているのでしょうか?また、どの程度タイムリーに収益性を把握し、適切なアクションを取ることができているでしょうか?

プロジェクトの収益性の把握は、結果としてプロジェクトが儲かったとか儲からなかったという話だけではありません。プロジェクトを進める中で新たな要件が発生したり、想定外の課題が見つかることはよくあることです。それによって、計画していた工数見積りは変更を余儀なくされ、当然プロジェクトコストにもインパクトが発生します。

この際、プロジェクトですでに発生した実際のコストとこれから発生する予定コストに関して、正確な情報を持たないまま計画の変更を行ってしまうと、プロジェクトの成果物は作成できても、ビジネスとして期待していた利益はほとんど実現できなかったということも起こりかねません。

プロジェクトマネージャが複数のプロジェクトを掛け持ちしている場合などは、それらが小規模であってもコストを正確に把握することは容易ではありません。ましてや、規模が大きく、メンバーの入れ替えなどが頻繁に起きているようなケースでは、コストを正確かつタイムリーに把握することは大変困難です。

このプロジェクトのコスト、いわゆる原価は、大きく、「材料費」「労務費」「経費」に分類されますが、上記のようなプロフェッショナル・サービス業におけるプロジェクトでは原価の大部分が人件費であるため、「労務費」の正確かつタイムリーな把握が大変重要になってきます。

労務費を把握するためには、そのプロジェクトで働いた人の工数を計測することになります。とても単純なことのようですが、一人で複数のプロジェクトを掛け持ちしていたり、メンバーが一時的に研修などでプロジェクトを離れることがあるため、単純に頭数で工数を把握し、原価計算することはできません。正確な労務費の把握には、実際にプロジェクトに使った「時間」を個別に把握する必要があります。

更に、プロジェクトは役割の異なる複数のメンバーで構成され、その役割毎に原価も異なります。したがって、それぞれに標準単価を設定した上で、時間と掛け合わせることで労務費を計算します。例えば、ソフトウェア開発を例にとると、以下のようになります。


役 割(ランク)標準単価
(時間当り)
工 数
(時間)
原 価
マネージャ 6,000円 160 720,000円
アーキテクト 5,500円 180 990,000円
スーパーバイザー 4,000円 185 740,000円
ディベロッパー 3,000円 580 1,740,000円
QA 2,800円 170 476,000円
合計 1,270 4,666,000円

どうやって実績工数を取得するか

では、このような原価計算を正確かつタイムリーに行うためには、どうしたらよいでしょうか?

一番大切なことは、プロジェクトメンバーがプロジェクトに実際に使った工数をプロジェクト毎あるいはタスク毎に収集することです。そして、できれば工数の収集は日次で行います。

一つのプロジェクトに工数を登録する場合であれば、週次でも問題ないかもしれませんが、複数のプロジェクトを掛け持ちしている場合や、工程別に工数を登録する場合などは、時間が経つと詳細な工数の記憶が曖昧になるため、情報の正確性を欠くことになります。

プロジェクトメンバーに日次で工数登録をしてもらうためには、日次で簡単に、どこにいても、いつでも工数を登録できるツールをメンバーに提供することが、工数登録負荷を軽減する上で重要です。

TeamSpiritの工数管理には、ユーザの工数登録を簡単にするためのいくつかの機能が用意されています。

① 工数を実労働時間の内訳で登録

工数を登録する場合は、その合計が実際の労働時間と一致していなければなりません。もし労働時間の記録が8時間で、工数の合計が10時間となっていた場合には、「隠れ残業」ということになってしまいます。

TeamSpiritでは、時間を直接数字で入れることはもちろんですが、工数を実労働時間の内訳として按分する機能があります。したがって、工数の合計と実労働時間は常に一致します!

入力方法も、直接入力の他に実労働時間をスライダーで入力することもできます。また、日報を記入することでマネージャに進捗状況を共有、日々の活動内容を共有することができます。



②外部カレンダーとの連携

面倒な入力を少しでも減らすために、TeamSpiritには外部のカレンダーと連携した工数登録機能があります。Office 365の予定表やG Suiteのカレンダーに、プロジェクトの作業予定を登録することにより、その予定をTeamSpiritの工数として取り込むことができます。

下の図は、外部カレンダーに登録された予定をTeamSpiritの「タイムレポート」に取り込み(左部分 )、右上の「スケジュールから取り込み」ボタンを押すことによって、予定の時間が工数として取り込まれていることを表しています。

(詳細は、https://www.teamspirit.co.jp/mm/



③モバイル工数登録

もちろんモバイルでの工数登録にも対応しています。クライアント先や、電車での移動時、直帰するためにパソコンで工数登録できない、といった場合でも、いつでも簡単に工数登録をすることができます。






どうやってタイムリーに原価計算を行うか

次のステップとしては、取得した工数データを使って原価計算を行うということになります。

最初の方で説明した通り、プロジェクトメンバーは役割によって単価が変わってくるため、メンバー毎に標準単価を設定しておく必要があります。

TeamSpiritでは、プロジェクト原価管理や予実管理には、ファミリー製品である「TeamSpirit Leaders」を使います。TeamSpirit Leadersを使うと、メンバーの標準単価の設定と工数を使った原価計算が可能になります。

下の図は標準単価の種類を表していて、TeamSpirit Leadersでは「リソースランク」と呼んでいます。赤枠で囲んだ部分は、月次単価が設定されたリソースランクで、コンサルタントの月次単価は600,000円、マネージャの月次単価は1,000,000円となっています。

この設定された単価と、メンバーそれぞれの実績工数を使って計算された原価が以下になります。まだ月の途中ですが、2018/3の実績工数は72時間、労務費としては338,766円が原価として計上されています。これらの数字は、実績工数登録時に自動的に計算されるため、いつでもリアルタイムにプロジェクト原価を確認することができます。




どうやって予実管理をするのか

上の図をもう一度見ていただくと、「予定」の行があるかと思います。これは、まさにプロジェクト計画時(あるいは計画改定時)の予算になります。

また、プロジェクト計画では、月々の予定工数だけではなく、売上予定額、目標利益率、目標利益なども設定し、単なる原価管理だけではなく、収益管理ができるようになっています。つまり、原価の予実管理だけではなく、目標利益を達成できるかどうかという視点で原価をレビューすることができます。



下図は、プロジェクト毎に原価の予算と実績を比較した表になります。実績工数や標準原価の情報は全てTeamSpiritおよびTeamSpirit Leadersに保管されているため、このようなレポートを簡単にリアルタイムでプロジェクトマネージャに提供できます。

この例では、予実差異が、マイナスとなった場合に表が赤く表示されるようになっています。これにより、プロジェクトマネージャに対して視覚的にコストが超過している(しそうな)プロジェクトのアラートを出すことができます。

アラートはリアルタイムに表示されるため、タスクの見直しや、人員の補充など迅速に打ち手を考え実行することで、予算と実績の乖離を少なくプロジェクトを進めることが可能になります。

いかがでしたでしょうか?

ここではソフトウェア開発を例にとりましたが、コンサルティングや広告代理店、会計・税理士事務所など他のプロフェッショナルサービスにおいても、同じ様な原価管理および収益管理の考え方が通用するのではないかと思います。

プロジェクトが終わってみて初めて赤字だったことがわかるなどということは、絶対に避けなければなりません。働き方改革の観点でも、収益性の高いプロジェクトにフォーカスすることがメンバーのモチベーションを上げ、結果として生産性が向上し、さらに収益性を高めるといった好循環を生むことに繋がります。

TeamSpirit Leadersを使えば、自社のリソースのキャパシティやアベイラビリティに照らして、収益性を事前に評価することにより、受注の優先順位をつけるといったことも可能になります。

プロジェクト原価管理をシンプルにしたい、リアルタイムでプロジェクトの原価や収益性を確認しながらプロジェクト運営をしていきたい、といったご要望をお持ちの方は、ぜひ一度TeamSpiritおよびTeamSpirit Leadersをご検討ください。

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