魂のBlog|勤怠管理と工数管理、経費精算ならチームスピリット

2018/06/07 18:00:00

「これってできるの?チムスピ」#2 残業申請編

このエントリーをはてなブックマークに追加

「TeamSpiritでできますか?」「どうやったらできますか?」とよくご質問いただく項目をまとめて「これってできるのチムスピ?」として連載でお答えすることにしました。
第1回の打刻編に続き、第2回は、これも多くの企業様で利用されているでしょう「残業申請」に関連するご質問です。

質問1:

TeamSpiritを使って、上司が部下に残業を指示することができますか?

回答1:

いいえ、TeamSpiritのシステム内では、残業を指示することはできません。従業員本人からの残業申請という形になります。


質問2:

所定勤務時間外に勤務する場合に必ず残業申請が必須、ということではなく、特定の場合にのみ残業申請を必須とすることができるようですが、どんなパターンがあるのでしょうか?

回答2:

まず、終業時刻から1分でも遅い時刻に退勤する場合には、残業申請が必要、という設定ができます。

次に、所定勤務時間に達するまでは残業申請がなくとも退勤できる、という設定が可能です。例えば所定の勤務開始時刻に遅刻し、その分終業時刻を過ぎてからも勤務するような場合、所定勤務時間に達するまでは残業申請が不要です。

また、特定の時刻以降は残業申請を必須とすることができます。例えば、22時を過ぎてから退勤する場合には残業申請が必要、といった使い方になります。

残業申請を必須とするために、勤務確定(通常は月末の締め作業のことを指します)の際にチェックがかかるように設定し、指定した時間数(15分、30分など任意に設定可能)を超えて未申請の超過勤務があれば、従業員本人が事後残業申請を行うまで勤務確定が行えないように制御することができます。


質問3:

残業申請は事前申請と事後申請とを区別出来るのでしょうか?

回答3:

はい、申請された残業申請が、未来の日付に行われる残業なのか、過去の日に行われた残業なのかを、データとして区別して記録することができます。


質問4:

残業申請について、事前申請しか認めないということは可能でしょうか?

回答4:

残業申請を事前申請のみとする設定は、標準の機能では提供されていません。
事前と事後を判断する方法はありますので、承認プロセスの設定で事後申請だった場合に自動却下とする設定を追加するといったことは可能です。ただし、この設定を行った場合には事後の残業申請が例外なく却下されることになりますので、イレギュラーの残業申請に対応できないことにご注意ください。

事後申請の回数を部門ごとに集計するレポート(ダッシュボード)を作って、定期的にチェックし、部門長に注意を促すなどしていくとよいでしょう。


質問5:

残業申請した時間と、実際に勤務した時間には、どうしても差異が生じてくるかと思います。こうした場合、どのように対応できますか?

例えば、18時から21時までの残業を申請していても、実際には退勤時刻が20:30だったり21:30だったり、といったずれが生じることがあります。

回答5:

標準の機能では、退社時刻=申請終了時刻を判断して制限を行うことができないため、次のような運用で対応いただくことになります。

質問2の回答にもありますように、指定した時間数(15分、30分など任意に設定可能)を超えて未申請の超過勤務があれば、従業員本人が事後残業申請を行うまで勤務確定が行えないように制御できます。

また、残業未申請の時間の有無を一覧で確認できるレポートを作ることで、管理者が確認することもできます。

Support
Page topへ