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セールスフォースのクラウドと「TeamSpirit」を使い倒す魂のBlog

2014/02/02 21:06:57

秒読みに来た消費税引き上げ、これまでの経費精算を見直す“絶好のチャンス”に!

とにかく面倒な「経費精算」

いよいよ4月1日に消費税率が8%へと引き上げられます。

消費税,経費精算,セールスフォース日々、色々なことがメディアで報道されるなか、管理部門ではどのような準備をしておくべきなのかを悩まれている方も多いのではないでしょうか。今回は、社内でも特に多くの社員が関わると思われる「経費精算」業務をテーマに、消費税改正がどのような影響を与えるのかを考えてみたいと思います。ところで・・・。

経費精算って本当に面倒ですよね。

仕事へのやる気は十分!新しい企画を考えることが大好きで、実行力もある!――そんな人でも、思い出す度にちょっと憂鬱な気分になってしまう。「経費精算」はそんな存在ではないでしょうか。私自身も会社員時代はついつい経費精算を後回しにしてしまい、結局申請し忘れて自腹を切るということが度々ありました。営業で外回りの多い方、出張や接待の多い方は本当に大変だと思います。

ではなぜ「経費精算」はこんなにも面倒なのでしょうか。

・領収書の管理

まず、レシートや領収書を取っておくこと自体が面倒です。私用のレシートと混ぜてしまったら大変!月末まで溜め込んでしまうと、何に使ったレシートなのかを思い出すだけでも一苦労です。

しかも複数プロジェクトに所属している場合には、どこに対するどのような経費なのかをしっかりと整理しておかなくてはいけません。

・経費精算のためだけに出社

また、客先常駐のプロジェクトに参画している場合などは、経費精算のためだけに、わざわざ自社に出社しなくてはならない、ということが起こります。

頻繁に出社できるならまだしも、プロジェクトが多忙だったり、地方に常駐していたりすると「月に1度がやっと」という場合もあるでしょう。結局経費精算を1か月分溜め込まざるを得ず、出社するなり電卓片手に半日作業・・・。

しかも、たまにオフィスに戻ると他にも色々とやることがあったり、色々な人に話しかけられたりで思うように作業が進まなかったりします。

・ミスが多い

記入したつもり、精算したつもり、足したつもり、領収書を貼付したつもり・・・。思い込みや焦りによるミスで、折角時間をかけて行った作業を「やり直し!」ということも、よくある話です。

■経理部門も大変

もちろん大変なのは現場社員だけではありません。件数も多く煩雑な経費精算業務は、経理担当者にとっても大きな負担です。

・申請内容のチェック

まず、申請内容と領収書の内容が正しいかどうかを1件1件確認しなくてはなりません。誤りがあれば申請を差し戻さなければなりませんし、提出期限を守るように現場社員に呼び掛ける必要もあるでしょう。(それでも遅れて出す人や何度も同じ間違いをする人はいるものです・・・。) もしかしたら実務よりも、そういったやりとりの方に心理的負担を感じてしまう方も多いかもしれません。

・仕訳、消費税の判断

例えば「旅費交通費」といっても「一般管理費」なのか「原価」なのか、科目の仕訳には複雑な判断が必要なものがあります。また、消費税にも「課税」、「非課税」、「不課税」、「免税」・・・といった様々な区分があります。

担当者が経験豊富であれば判断に迷うことはないかもしれません。しかし、若手メンバーが担当するような場合、「自分で調べて判断する」、「先輩に聞きたいけれど、忙しそうだから自分で判断する」となってしまうと、作業効率が悪いだけではなく、重大なミスが発生する可能性もあります。

・小口現金の管理

また少額の経費精算は「小口現金」で管理しているとなると、更に大変です!

ただでさえ煩雑な経理業務に「現金」が絡むと負担は倍増。毎日帳簿をつけなくてはなりませんし、帳簿と金庫の残高が合っていなくてはならないのは当然のこと。そのほか現金の補充や、お釣りのための小銭の用意など、様々なことを気にかけておかなくてはなりません。 盗難の危険性もありますし、複数の拠点で現金を管理している場合には、本社経理部が実状を把握することが難しく、内部統制上、問題となる可能性もあります。

・会計システムへの入力作業

更に、上記全ての作業を正しく行ったとしても、会計システムの入力でミスがあると元も子もありません。膨大な件数を正しく入力するのは、とても時間がかかります。その上、出来上がった決算書に誤りがあったとなると、遡って原因を探し当てるのも大変な苦労です。

消費税法改正を業務見直しのきっかけに!

さて、ここまで「大変、大変」と書き連ねてきましたが、4月に消費税が改正されると一体何が起こるのでしょうか?

経費精算に関しては、まず「利用日」に応じて正しい消費税率で計算されているかどうかをチェックすることが必要になります。3月分を4月に精算した場合やカード払いの場合には、処理の途中で税率が変更されるため、注意が必要です。

特に気を付けなくてはならないのが「出張旅費」。

今回の消費税改正については、いくつか「経過措置」が適用されるものがありますが、この「旅客運賃」が適用要件の1つになっています。遠方に出張する場合、新幹線や飛行機のチケットは事前に購入することが多いと思いますが、例えば4月1日の出張で使用する乗車券を3月31日に購入した場合、その旅客運賃の消費税は5%になります。

乗車日は関係なく、チケットを「購入した」時点での消費税が適用されるので、たとえ経理処理が4月以降になってしまったとしても「5%」のままで計算することになります。ここで確認しておかなくてはならないのが、現在「乗車券の購入日」を管理しているかどうか、ということです。現状では「乗車日」の確認はしていても、「乗車券の購入日」までは確認していないところも多いのではないでしょうか。

もし、経理システムが「4月1日以降の処理分はすべて8%」というような設定になっていたら、そこは手入力で5%に修正できるようになっていないといけません。また、精算方法についてもどのような形で行うのかについて改めて見直し、必要であれば新たなルールを作成する必要があるかもしれません。

これはたった一例ではありますが、現場社員にとっても、経理担当者にとっても、データ入力事項や確認事項が1つでも増えると、実作業の負担はかなり増加します。特に判断が複雑な仕訳や消費税区分などに関しては、入念にチェックしても間違いに気が付きにくいものです。

また、新しいルールを社内に定着させるにも手間と時間がかかります。残念ながら、正確を期すために管理項目を増やせば増やすほど、間違いも起こりやすくなるというのが現実です。

■マンパワーで乗り越える危険性

恐らく多くの企業が、今回の消費税率引き上げに関して、「現在使用している会計システムではどのような対応になるのか」、「アップデートや改修にどれくらいの費用と時間がかかるのか」を心配されていることでしょう。

しかし消費税変更に伴う社内業務の変化については、暫定ルールをしいて、当面はマンパワーで乗り越えようとされている企業が少なくはないのではないでしょうか。今回の消費税改正に関しても、また来年に控える税率10%への引き上げに関しても、複雑化する業務を「とりあえずマンパワーで乗り越える」ということは不可能ではないかもしれません。

しかしこれを何度も繰り返していると、現場担当者にとって「煩雑な業務を気合いで乗り越える」ことが当たり前になってしまい、問題意識自体が薄れてきてしまう危険性があります。もし、このような形で業務の効率化や課題解決が先延ばしされてしまうのであれば、それこそが大きな問題ではないでしょうか。

自社で当然のように手作業で行っている業務が、他社ではシステムを使った自動処理で行われていた・・・ということは往々にしてあります。

「当たり前」だと思っていることに疑問をもつことはとても難しく、何かのきっかけが必要です。もしかしたら今回の消費税法改正についても、単に「会計システムの問題」として片づけてしまうのは少々もったいないことなのかもしれません。経営環境が目まぐるしく変化する今、税制や会計制度についての情報収集はもちろん、最新のITソリューションでどのようなことができるのか、ということについても常にアンテナをはっておくことが重要ではないでしょうか。

さて、先に記した経費精算にまつわる様々な煩雑な業務も、「溜めこまずに、すぐにやろう!」、「楽しいと思って前向きに取り組もう!」という気持ちだけで乗り越えるのはなかなか大変です。

例えばこんな環境があれば格段に楽になるのでは・・・?

・領収書の管理
レシートや領収書はもらってすぐにスマホで写真を撮り、その画像と共にその場で経費精算できれば、月末に苦労して記憶をたぐり寄せる必要も無くなり、領収書を糊で紙に張り付けて提出することも簡単になります。

・経費精算のためだけに出社
移動中や外出先のちょっとした合間に、スマホやタブレットを使って経費精算ができれば、出社の手間も省けます。

・入力ミスが多い
日付や金額などの入力項目について、システムがチェックしてくれれば、その場でミスを修正することができます。上司や経理担当者から差し戻されて、作業をやり直すということもなくなります。

【経理部門】

・申請内容のチェック
申請データと領収書の画像が一緒に送られてくれば、申請明細ごとに紙の領収書と付き合わせて確認する作業が格段に楽になります。

・仕訳、消費税の判断
また、現場社員が経費申請を入力した段階で仕訳項目や税区分が自動識別されれば、経理担当者がわざわざ人力で判断する必要はありません。

・小口現金の管理
少額の立て替えも交通費などの経費精算と同じように申請し、給与と一緒に銀行振り込みにすれば、煩雑な現金管理からも解放されます。

・会計システムへの入力作業
現場社員が入力した経費精算のデータをそのまま会計データとして使用することができれば、経理担当者がデータを手入力する必要はありません。

実はこれらの環境は、チームスピリットであれば簡単に実現することができます。

現在の業務が「本当に必要なのか」、「改善の余地はないのか」。是非この機会に客観的な視点で見直してみてはいかがでしょうか。

Kaori Osawa取材&文:大澤 香織
大学卒業後、SAPジャパン株式会社に入社し、コンサルタントとして大手企業における導入プロジェクトに携わる。その後、転職サイト「Green」を運営する株式会社I&Gパートナーズに入社。ライターとして100社以上の企業への取材・執筆を行った後、フリーランスとして独立。現在、IT・Web系企業を中心にコンテンツの編集、取材・執筆を行っている。

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