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2014/02/25 00:59:32

新消費税運賃に対応した経費精算業務のポイントは、やはりシステム化にあり!

2014年4月の消費税率引き上げに伴い、関東の鉄道会社を中心に「1円単位」の運賃改定を発表

いよいよ4月1日に消費税率が8%へと引き上げられます。

もう多くの方がご存じと思いますが、消費税アップにともない、鉄道運賃・料金も改定されます。 今回の運賃改定の大きなポイントは、交通系ICカードの普及を背景に、JR東日本、東京メトロなどの関東の鉄道会社が、1円刻みの運賃値上げを打ち出している点。

1997年に消費税が5%に上がった際は、「1円単位を四捨五入し10円単位で値上げを行う」という方針で運賃が改定されました。 当時「値上げしすぎじゃないか!」と思った記憶があるような気がするのですが、なぜ10円単位だったかというと、1円玉や5円玉に対応していない券売機を全て新しいものに入れ替えるには、莫大な費用がかかって不可能だったため、10円単位の運賃で対応せざるを得なかったというのが大きな理由だったようです。

一方、近年急速に普及した交通系ICカードは、みなさんが既に売店などでの買い物で経験されているように、1円単位での利用が可能です。 新運賃の設定に関しても簡単なシステムの手直しだけで対応できるので、今回は「消費税引き上げ分をより正確に運賃へ転嫁したい」という思いから、鉄道各社は「1円運賃」を決定したようです。 因みに今回の運賃改定においても、券売機で切符を買う場合はこれまで通り10円単位での値上げとなります。

■ICカードと切符では、どちらがお得?

さて、ここで起こるのがICカードを使うか切符を購入するかで、「同一区間でも異なる運賃が発生する」という問題です。実際にはどのような運賃になるのでしょうか。

JR東日本は現行運賃に対して「改定率が108/105になる改定を行う(※1)」と発表していますが、計算後の端数処理ルールがICカードと切符とでは異なります。

【ICカード】

  • 1円未満の端数を切り捨て。1円単位の運賃。 ・・・ルール1

【切符】

  • 1円単位を四捨五入。10円単位の運賃。 ・・・ルール2

※ただし、山の手線内と電車特定区間内の相互発着(図A参照)となる場合は、1円単位を切り上げ。10円単位の運賃となる。 ・・・ルール3

例えば山手線の東京→品川は現行160円。値上げ後はICカードが164円(ルール1)で、切符は170円(ルール3)となり、ICカードの方が6円安くなります。一方、JR東日本の幹線・地方交通線の初乗り140円エリアでは、値上げ後の運賃がICカードは144円(ルール1)、切符は140円(ルール2)となり、切符の方が安いのです。

図A

今回、JR東日本のほか東京メトロ、小田急電鉄、京王電鉄、東京急行電鉄などの関東の私鉄、地下鉄11社が「1円運賃」を発表していますが、これら11社とJR東日本の電車特定区間内(図A)では、例え鉄道会社をまたいだとしても、ICカードを使用した方が運賃は安くなるとのこと(※2)。

しかし、それ以外のエリアではICカードと切符の運賃のどちらが安くなるかは一律ではなく、ケースバイケースとなります。 また、交通系ICカードの普及が進んでいないJR西日本、近畿日本鉄道などの関西の鉄道各社及びJR四国ではこれまで通り10円単位の値上げを行うことがほぼ決定しています。

日常業務において、交通費精算は申請する側にとっても承認する側にとっても、非常に手間と時間がかかるもの。 それが今後このように同一区間で二重運賃が発生し、鉄道会社によってルールの異なる運賃計算をするということになれば、これまで以上に交通費精算業務にかける時間が増えてしまうことは間違いないでしょう。

※1  
消費税率引上げに伴う運賃・料金改定について-JR東日本  
http://www.jreast.co.jp/press/2013/20131209.pdf

※2
朝日新聞デジタル 2013年12月20日 「首都圏鉄道11社、ICカードは1円刻み新運賃」 
http://www.asahi.com/articles/ASF0TKY201312190393.html

運賃改定が交通費精算業務に与える影響

経費精算業務は、どんな企業においても毎日のように発生し、大部分の社員が日常的に関わる業務ですが、実はなかなかシステム化が進んでいない領域でもあります。まだ紙やエクセルで行っているという企業も少なくないのではないでしょうか。

そこで、今回の鉄道運賃改定が、従来の交通費精算業務にどのような影響を及ぼすのかを少し考えてみました。

■交通費の申請・承認作業

外出するたびに経路を思い出しながら経費精算するのは、とても面倒なものですよね。ついつい後回しにしてしまって、ただでさえ忙しい月末に大変な思いをしながら入力するという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

運賃改定後は、「どこからどこまでどのように行ったか」という経路のほかに、「ICカードを使用したか、切符を使用したか」を記憶しておく必要も出てくるでしょう。 また「最安値の交通費しか認めない」というルールが設けられている場合、自分の使用したルートとは別のルート、もしくは別の運賃精算方法での交通費の入力をしなければならない可能性もあります。

1円単位での交通費精算となると申請者の作業負担や金額管理の負担は今以上に増加することが予想されますし、承認者、管理者にとってみても、申請された経路が適正か、金額に誤りがないかを確認するのは大変な手間となるでしょう。

■ICカードをチャージした領収書で交通費精算すればOKか?

首都圏を中心に営業活動をしている企業のなかには、今回の運賃改定を機に従業員に会社負担のICカードを配布することを考えるところもあるかもしれません。従業員が駅でチャージするたびに、そのチャージの領収書で交通費精算するようにすれば管理も簡単。

もしくは「既にそのような実務を行っているので、今回の運賃の改定はそれほど業務には影響しない」と考えている企業もあるかもしれません。

しかし、実はこの方法は税務上NGとなる可能性が非常に高く、注意が必要なのです。 交通系ICカードは、数年前までは運賃として使用するしかありませんでしたが、最近は自動販売機や店舗など様々なところで使うことができます。 仮に会社負担のICカードを交通費以外の目的で使用した場合、税務上「給与」と認定される恐れがあり、適正に処理が行われない場合は税務上のペナルティが課せられる場合もあるのです。

というわけで、残念ながら会社負担のICカードを使用したとしても、経路ごとに交通費精算をするという作業を省略することはできません。 また、ICカードを社員に配布するのであれば、私的使用をどう防止するのか、精算処理はどのようにするのかなど、細かい運用ルールを決めることも必要不可欠です。私用のICカードと業務用のICカードの2枚を使い分けるというのも、なかなか管理が難しいところではないでしょうか。

■定期代の申請

そして、今回の運賃改定で必ず出てくる業務が、新運賃での定期代申請です。恐らく値上げ前に6か月定期を購入するように指示する企業も多いのではないでしょうか。

経理担当者にとっては3月には決算業務が集中し、4月には複数税率での経費処理が発生することが予想される上に、さらに同じタイミングで全社員から定期代申請がどっとあがってくることが考えられます。 全ての社員がミスなく申請すればまだしも、入力ミスや申請の遅延などを考えるとその負担はかなりのものになりそうです。

■定期区間の自動控除

そのほか、定期に関しては、例えば営業先に行く途中に定期区間があった場合、その区間の交通費をどのように除外するかという問題もあります。紙やエクセルで管理をしている場合には、申請にも承認にも非常に手間と時間がかかり、ミスが起こることも考えられますし、管理者が社内ルールをしっかりと理解していないがために、誤った金額で承認をし続けてしまうという可能性もあります。


以上のように、今回の消費税率引き上げに関しては、「運賃改定」というたった1つの要素を切り取っても通常業務に大きな影響を与えることが予想されます。 
しかも消費税の変更は今回1回限りのことではなく、このままいくと2015年にはすぐ10%へと変更されます。

経費精算業務は、それ自身が利益を生み出すものではありませんが、企業にとっては決して避けられないものです。最低限の作業で済むように省力化し、不正や誤りが起こらないよう管理するという意味でも、システム化するメリットが非常に大きい分野です。 
今回の消費税法改正を業務見直しの絶好のチャンスとみなし、徹底的な業務効率化を目指すことが、その後の企業としての競争力につながっていくといっても過言ではないように思います。

チームスピリットでは、今回のテーマである交通費精算をはじめ、日常の煩雑な業務を劇的に改善する様々なソリューションを用意しています。しかも全てがクラウドサービスとして提供されているので、システムの導入も非常に簡単です。

是非この機に、一度チームスピリットの利便性を体験、実感してみてはいかがでしょうか。

Kaori Osawa取材&文:大澤 香織
大学卒業後、SAPジャパン株式会社に入社し、コンサルタントとして大手企業における導入プロジェクトに携わる。その後、転職サイト「Green」を運営する株式会社I&Gパートナーズに入社。ライターとして100社以上の企業への取材・執筆を行った後、フリーランスとして独立。現在、IT・Web系企業を中心にコンテンツの編集、取材・執筆を行っている。

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