残業時間は何分単位で管理されるべきもの？
突然ですが、皆さんの会社では、残業時間を何分単位で管理していますか？
ある日のA社でのこと・・・。
とある社員が１８時３０分から１９時５０分まで残業しました。タイムカードでしっかりと記録は残っています。 A社では計算が煩雑になるのを避けるため、各日の残業時間を15分単位で管理し、15分以下の端数を切り捨てて残業代を算出しています。 今回、この社員の残業は1時間15分とみなされ、その分の残業代が支払われました。
さて、ここで問題です。
- A社の残業代計算方法は労働基準法に違反しています。どこが誤っているか、わかりますか？
答えは「15分以下の端数を切り捨て」て、残業代を算出しているところ。
実は、法的には日々の時間外労働は"1分単位"で正確に計上されなくてはなりません。労働時間の端数を切り捨てて給与計算するということは、切り捨てられた時間の賃金が未払いとなってしまうため、労働基準法では認められていないのです。 （ただし事務簡便のため、日々の残業時間を1分単位で積み上げていき、その月における時間外の総労働時間数に30分未満の端数がある場合には切り捨て、30分以上の端数がある場合には1時間に切り上げることは認められています。※１）
※１ 厚生労働省からは、残業代などの割増賃金計算に関しては 「1ヶ月における時間外労働、休日労働、深夜労働の各々の時間数の合計に1時間未満の端数がある場合に、30分未満の端数を切捨て、それ以上を1時間に切り上げる」ことは構わないというという通達（昭和63年3月14日 基発第150号）が出されています。
先日、ある企業で「１０分未満の残業時間を切り捨てたため、残業代の未払いが生じた」として、労働基準監督署が、過去２年分の残業時間を"１分単位"で再計算し、未払い分を社員に支払うよう是正勧告した、というニュースを目にしました。
恥ずかしながら、私はこのニュースを見るまで、労働時間は"1分単位"で管理されるべきものだとは全く知りませんでした。自分自身の大学時代のアルバイトから振り返っても、"1分単位"で労働時間が管理され、給与が支払われたという経験は、正直思い出すことができません。 恐らく多くの企業においても、「労働時間の端数切り捨て」が違法であることはあまり認識されていないのではないでしょうか。
しかし、この単純な「認識不足」は、企業にとって大きなリスクとなる可能性があるのです。
先ほど紹介したニュースでは、企業は過去２年に遡って、全社員の未払い残業代を支払うよう求められています。過去には、とあるメーカーで未払い残業代が発覚し、社員への支払総額が3億円にものぼったという報道もありました。 企業としては、悪意なく適切な処遇をしているつもりでも、ある日突然、社員や労働基準監督署から指摘を受けて、高額な未払い残業代の支払い勧告を受けてしまう。これは決して他人事ではありません。
時間を管理しているならまだしも、そもそも時間管理をしていなければ、請求された通りの金額を支払う事態に陥ってしまいます。突然振りかかる大きな債務は、企業活動に深刻なダメージを与えます。
ではこのようなリスクを回避するために、企業はどのような対策をとるべきなのでしょうか。 まずは労働時間管理の仕組みを見直し、未払い残業代が発生しないような管理方法を実践する必要があります。 厚生労働省からは、平成12年に「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」が発表されています。
ここでは、下記のような仕組みで労働時間を管理するべきだとされています。
- 毎日「何時から」、「何時まで」働いたのかを記録すること
- 使用者が自ら確認し、記録すること
- タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること
- 従業員の自己申告とする場合には、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うよう十分に説明すること
- 労働時間の記録に関する書類は、3年間保存すること
この策定に則ると、まずはタイムカード、ICカード、日報などを使用して日々の労働時間を記録していくことが必要となるでしょう。ただし、記録をつける上でも注意しなくてはいけないことがあります。
- 既に出社・退社の時間をタイムカードで管理しているという企業もあるかと思いますが、必ずしも出社＝始業、退社＝終業ではない場合もあります。
- 自分のデスクからタイムカードの場所までが遠い人がいるかもしれませんし、仕事が終わって、ゆっくりお喋りをしてから打刻する人もいるかもしれません。
- 正確な「労働時間」を"1分単位"で記録しようとすると、トイレに行っている時間はどうなるのか、タバコを吸っている時間はどうなるのか、様々なことを考慮しなくてはなりません。
どこまで厳密に管理するか、というのはとても難しい問題ではありますが、できるだけ実態に近い形で記録できるよう、労働に関するルールを社内で検討し、社員全員がしっかりと理解、納得した上で運用していくということが重要になるでしょう。
残業に関しても、ダラダラと長時間働く人の残業代ばかりが増えることにならないよう、事前に上司に残業申請し、その内容と時間について上司の許可を得られた時のみ残業をする、などの仕組みを作っていくことが必要不可欠です。
労働時間を管理することで得られる、様々なメリット
労働時間を細かく管理するということは、企業にとっては負担が大きいかもしれません。仕組みやルールを作るにも時間と労力がかかります。
「若い時は時間なんて気にせず、がむしゃらに働いた方がいい」、「社員を細かいルールで管理したくない」と思われる方もいるかもしれません。 特にスタートアップ企業や急成長中の企業では、細かいルールや労働時間など関係なく社員一丸となって突き進んでいくことが最も重要だと考えられていることでしょう。
しかし「ほったらかし」でいいか、というと決してそうではありません。 従業員の労働時間を管理することは、会社の責務であり、従業員の健康や安全を守るという意味でも必要不可欠な、労務管理の基本とも言えます。放置しておけば、最初に述べたような大きなリスクも生まれます。 また、「労働時間」を管理することで初めて得られるメリットも色々とあると思います。
例えば、
■仕事の「生産性」や「優先順位」、「時間の使い方」を見直す大きなきっかけになる
日本では、長く働くことが評価されがちな風潮があり、同じ仕事をして、定時に帰る人と残業する人がいたら、なんとなく残業している人の方が頑張っているように見えてしまいます。
給与は「時間」に対する報酬ではなく、あくまで「成果」に対する報酬であるべきもの。なるべく残業せずに成果を出すというのが正しい姿ではないでしょうか。
時間を管理していなければ、何にどれくらい時間がかかっているのかを把握することはできませんが、例えば残業について、時間と内容を事前に申請制する仕組みを導入すれば、そこにコミュニケーションが生まれ、上司は部下の仕事ぶりを確認し、無駄な残業をしていないかどうかを見直すことができます。また、労働時間が長くなるのは本人の効率のせいなのか、そもそも人手が足りていないのか、無駄な打ち合わせが多いのか、など色々な問題を顕在化することもできます。
一人ひとりの生産性やプロジェクトの体制、会議に対する考え方などは、時間を管理することで初めて見直すことができるもの。管理の手間は増えてしまいますが、それ以上に得られるものがあるように思います。
■サービス残業しているという、社員の負の気持ちがなくなる
上記ともつながりますが、本人の効率が悪くて残業している場合でも、ほったらかしであれば、ただただサービス残業を「やらされている」と感じながら働き続けるという事態を生み出しかねません。
労働時間管理の導入をきっかけに、メリハリをつけて働く雰囲気を作り、適正な残業に適正な残業代を支払うことで、「サービス残業している」という社員の負の気持ちがなくなり、精神的・肉体的疲弊を防ぐことにもつながっていくように思います。
労働時間を管理することは、「働く」ことに対する価値観を変える大きなきっかけとなります。それが社員一人ひとりのモチベーションや生産性アップにもつながり、ひいては企業そのものの競争力につながっていくのではないでしょうか。
是非、手遅れになる前に対策を検討してみてはいかがでしょうか。
