勤怠管理とは？働き方改革にも必要な勤怠管理の「基礎知識」を解説します
毎日の勤怠管理、正しく運用できていますか？
勤怠管理とは、企業が従業員の勤怠状況を適正に把握し、管理することです。タイムカード・ICカードなどの勤怠管理システムを活用し、従業員が出社・退社時間、休憩時間、休暇・休日の日数など企業の勤務規則をきちんと遵守しているかをチェックします。勤怠管理を正しく実施することで賃金の支払いが正確に行われるのはもちろん、従業員の過剰労働や勤務怠慢の早期発見にもつながります。適正な労働環境を整備するうえで欠かせない管理業務です。
この連載では、全12回に渡って勤怠管理の基礎知識を解説していきます。貴社の勤怠管理の見直しや働き方改革のヒントにお役立てください。
働き方改革のせいで家に仕事を持ち帰る！？
戦後の高度成長期に形成され、長年定着し続けた日本の労働慣行が今、変わろうとしています。2019年４月１日には労働基準法が約70年ぶりに大きく改正され、実質青天井だった時間外労働は罰則付きで上限規定されることになりました。また高収入の一部専門職を労働時間の規制から外す「高度プロフェッショナル制度」も新たに創設されています。
「働き方改革」という言葉自体は、すでに社会に広く認知されるようになりました。「長時間労働は悪である」という風潮に追い立てられるように、「21時消灯」、「残業禁止」などの制度を導入する企業も増えています。しかし残念ながら、「働き方改革」＝「労働時間の短縮」ととらえられていることが少なくないようです。「働き方改革で残業ができないから、家に仕事を持ち帰らなくてはいけなくて......」という声も度々耳にします。働き方改革で残業ができないから、家に仕事を持ち帰るというのはなんとも本末転倒な話ですが、心当たりのある方もいるのではないでしょうか。
働き方改革の必要性に今さら異議を唱える人はいないでしょう。しかし企業の取り組みが本質的な変化に至らないのは、「何のために働き方改革をするのか」が明確に理解されていないからかもしれません。
働き方改革の２つの側面
働き方改革には、2つの側面があります。
一つは「法令遵守」のための働き方改革です。従業員の権利を守り、安全・健康に働ける環境を作ることは企業の責務です。企業は労働基準法や労働安全衛生法などの法律に則って従業員の労働時間や休日を管理する義務を負っていますが、長時間労働や未払い残業代などの問題は後を絶ちません。これらの問題を解決すべく、国は今回成立した「働き方改革関連法」により、従業員の働き方についてこれまでよりもさらに厳格に管理することを企業に求めています。
一連の法改正の中で、企業にとって最も影響が大きいと思われるのが「時間外労働の上限規制」です。長時間労働を放置したり、家に持ち帰って仕事をさせたりすることは、従業員の健康を損ねるだけではなく、法令違反のリスクをも高めます。いうまでもなく、法令違反による信用の失墜は企業にとって一番避けなくてはならないことです。管理部門が法律や制度を正しく理解し、従業員全員が無理なく運用できるような社内制度を作ることが、働き方改革の大前提です。
そしてもう一つは、「生産性向上」のための働き方改革です。「生産性向上」は働き方改革の最終目標と言ってもいいでしょう。
これまでの日本企業にとっては、新卒学生を一括大量採用し、終身雇用制と年功序列型賃金で一体感と忠誠心のある組織を作り上げることが勝利の方程式でした。働く個人にとっても、組織に所属していれば仕事が与えられ、定年を迎えるまでは会社が面倒を見てくれるという安心感がありました。しかしそれが生産性の低さを生み出す大きな要因となっています。年功序列のもとでは実力のある若い社員の成果が評価されづらいという問題があり、さらに深刻な人口減少時代には、企業が従業員の忠誠心や長時間労働に依存したビジネスモデルを維持していくことが非常に難しくなっています。企業にとって、人々の働き方を変え、高い付加価値を生み出すことが今、至上命題となっています。
さて、「生産性」という言葉は、いろいろな視点で捉えることができます。今回は労働に関わる「労働生産性」について整理してみましょう。公益財団法人日本生産性本部(http://www.jpc-net.jp/)では、「労働生産性」を下図のように定義しています。
※生産性データベース http://www.jpc-net.jp/jamp/ 『労働生産性及び全要素生産性とは』より
この計算式に基づき、生産性を向上させるにはどうすればよいでしょうか。おそらく今多くの企業が取り組んでいることが、業務の効率化による労働時間の短縮です。もちろん煩雑な業務を効率化することは重要です。しかし、効率化による労働生産性の向上には限界があります。
重要なことは、労働投入量を減らしながら付加価値を増やすことです。付加価値を劇的に高めるためには、もしかしたら企業はビジネスモデルを変えることすら視野に入れて取り組まなくてはならないかもしれません。
固定観念にとらわれない製品やサービスを生み出すためには、例えば、従業員が自己啓発の時間を十分に取ることができる仕組み、働ける時間や場所に制約があっても優秀な人材活躍できる短時間勤務やリモートワークの仕組みを整えることなどが必要です。
最近では社内の技術や人材だけに頼らず、積極的に外部の人材をプロジェクトに登用したり、異なる技術や専門分野を持つ企業同士が協力して「オープンイノベーション」を進めたりする企業が増えています。多くの革新的なアイデアは組織の壁を超えたコラボレーションから生まれています。
長時間労働に直面する社員の拘束時間を減らし、自由に使える時間を増やしていくことは、社員の自己啓発のチャンスを増やし、創造力を高めるだけではなく、多様な個性とアイデアから新しい事業を生み出す後押しともなります。もちろん企業が多様な働き方を認めるだけではなく、働く個人の意識改革も重要なポイントです。
働き方改革は「勤怠管理」から始まる。
法令遵守にしても、組織や個人の生産性向上を目指すにしても、働き方改革の最初の一歩は適切な勤怠管理から始まります。従業員の勤務の実態を知ることで初めて、一人ひとりの活躍を支援し評価する取り組みへと発展させることができるようになります。
厚生労働省からは、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」（https://www.mhlw.go.jp/houdou/0104/h0406-6.html）が発表されており、ここでは下記のような仕組みで労働時間を管理するべきだとされています。
・毎日「何時から」、「何時まで」働いたのかを記録すること
・使用者が自ら確認し、記録すること
・タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること
・従業員の自己申告とする場合には、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うよう十分に説明すること
・労働時間の記録に関する書類は、3年間保存すること
大切なことは、従業員の自己申告ではなく、客観的に時間を管理することです。これからの勤怠管理は会社のためだけではなく、自分自身の働き方を振り返るためのものでもなければなりません。労働時間を知ることは、「働く」ことに対する価値観を変える大きなきっかけとなります。それが社員一人ひとりのモチベーションや生産性アップにもつながり、ひいては企業そのものの競争力につながっていくのではないでしょうか。
勤怠管理はこれからますます重要になっていきます。勤怠管理を戦略的に活用し、組織や個人の力を高めていくためにも、まずは勤怠管理の基本、そして今回の働き方改革関連法を正しく理解しましょう。
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ゼロからわかる！ 「勤怠管理」の基礎知識
- なぜ必要なのか？～ 働き方改革は正しい「勤怠管理」から始まる
- 「労働時間」
- 「休日と休暇の違い」
- 「1 ヶ月単位の変形労働時間制」
- 「1 年単位の変形労働時間制」
- 「フレックスタイム制・1 週間単位の変形労働時間制」
- 「みなし労働時間制とみなし残業」
- 「裁量労働制」
- 「高度プロフェッショナル制度」
- 「勤務間インターバル制度」
- 「休暇制度概要」
- 「有給休暇」
- 「休暇に対する国・企業の取り組み」
- 「選択」できる環境が人と組織を変える
