2015/07/15 16:24:04

[勤怠]出社/退社打刻忘れ通知

knowledge exchange

出退社の打刻を忘れた場合、社員本人に打刻忘れをメールで通知するためのパッケージです。
打刻を忘れた日があった場合、設定したタイミングで以下のようなメールが通知されます。

注意点
<メール通知の対象となるデータ>
本パッケージをインストール後に作成された月次データがメール通知の対象になります。

月次データは、勤務表において打刻や各種申請を行ったタイミングで作成されます。
7月に本パッケージをインストールした場合は、既に7月の月次データが作成されているため、8月以降がメール通知の対象です。ただし、月次データが作成されていない月はメール通知の対象外になります。
(休日出勤はメール通知の対象外です。)

<月次データの有無の確認方法>
管理メニュー>【勤  怠】社員の勤怠データの参照・編集・印刷をする の一覧で、ステータスが「-」の場合、その月のレコードが未作成、
ステータスが「-」以外の場合、月次データが作成済 であることを表します。


インストールURLは、以下をご確認ください。

[勤怠]出社/退社打刻忘れ通知
https://login.salesforce.com/packaging/installPackage.apexp?p0=04t100000007Tto

パッケージインストールは、対象の組織のシステム管理者のみが実施できます。

インストール作業中、通常通りTeamSpiritをご利用いただいても問題無いことを確認しておりますが、この間にアクセスされますと、 エラーが表示され一時的にアクセスできない状態になる場合がございます。 エラーが表示された場合は、インストールが完了するまで、3 分程お待ちください。インストールが完了いたしましたら、画面に 「インストールが完了しました。」 と表示がされます。


インストール後、メールを通知するタイミングの設定、ワークフローの有効化を行います。

1.設定>ビルド(ビルドがない場合はアプリケーションの設定):作成>ワークフローと承認申請
 >ワークフロールール をクリックします。
2.ワークフローの理解 の画面が表示された場合は、【次へ】をクリックします。
3.「出社/退社打刻忘れ通知」をクリックします。
4.ワークフローアクション 横の「編集」をクリックします。

5.時間ベースのアクション 下の【タイムトリガの追加】をクリックします。

6.ワークフロータイムトリガの編集 で、アラートメールを通知するタイミングを設定します。
 例1:打刻を忘れた日の翌日AM0:00に送信する場合 → 「1」「日」「後」「勤怠日次:日付」
 例2:打刻を忘れた日の翌日AM9:00に送信する場合 → 「33」「時間」「後」「勤怠日次:日付」
 
7.【保存】をクリックします。
8.時間ベースのアクション:このタイムトリガにはワークフローアクションは追加されていません。
 という表記下の【ワークフロー アクションの追加▼】>既存アクションの選択 をクリックします。
9.アクション種別の選択 で、検索:メールアラート を選択します。
10.選択可能なアクション:メールアラート:出社/退社打刻忘れ通知 を、選択済のアクションに追加し、【保存】をクリックします。
11.【完了】をクリックします。
12.画面上部の【有効化】をクリックします。


以下の設定は、必要に応じて設定してください。

パッケージでは、社員本人のみにメールを通知する設定ですが、メールの通知先は追加ができます。
※宛先に「上司」のような動的に変化する人を追加することはできません。

特定のユーザに追加でメール通知する方法:
1. 設定>ビルド:作成>ワークフローと承認申請>メールアラート>出社/退社打刻忘れ通知 >【編集】 を 順にクリックします。
2. メール受信者にて 選択済みメール受信者 を追加して 【保存】します。


メールテンプレートを変更することで、通知メールの内容を変更できます。

メールの内容を変更する方法: 
1. 設定>管理:コミュニケーションテンプレート>メールテンプレート>フォルダ:チームスピリット >出社/退社打刻忘れ通知 横の「編集」を 順にクリックします。
2. 件名・メール内容を変更して【保存】します。


監視メニューから、ワークフローが正常に動いているかどうかを確認できます。
本パッケージをインストール後、翌月以降の月次データを新規作成してから確認してください。

メール通知の対象データの確認方法:
1.設定>監視:時間ベースのワークフロー をクリックします。
2.【検索】をクリックします。
3.ワークフロールール名、予定日を確認します。
 ※ワークフロールール名:出社/退社打刻忘れ通知 、予定日:設定した通知タイミング が表示されていればワークフローは正常に動いている状態です。

インストール方法は、こちら をクリックしてください。

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