少子高齢化やビジネスのグローバル化・競争激化を背景に、今、企業にとって「労働生産性の向上」が重要な課題となっている。業務効率化やフレックスタイム制・裁量労働制を導入する企業が増えているほか、政府も「脱時間給」制度を盛り込んだ労働基準法改正案を今国会に提出するなど、「生産性向上」を日本の成長戦略の柱としてとらえ、企業の取り組みを後押ししている。

 その一方で、「ブラック企業」という言葉が取りざたされているように、「長時間労働」や「サービス残業」などの問題を抱える企業もまだまだ多い。残業代の未払いは労働基準法違反であり、本来はあってはならないこと。しかし、年棒制や裁量労働制などを採用する企業のなかには、制度の内容を正しく理解していないがために、意図せず従業員にサービス残業を強いているケースも少なくない。

 国が企業の労務管理に対して厳しい目を向けつつある今、経営者ならびに勤怠・就業管理の担当者が制度を正しく理解し、労働時間を正確な把握する重要性は非常に高まっている。

人事・労務関連の課題の解決には、労働時間の正確な把握を

 社会保険労務士の佐藤芳子氏は次のように語る。

 「まず経営者や人事・労務管理の担当者に理解していただきたいのは、いかなる会社であっても従業員の労働時間を正しく把握する義務があるということです。

よく『うちの会社は裁量労働制だから、労働時間は関係ない』という方がいますが、裁量労働制だからといっても労働時間を把握する必要があります。また裁量労働制を導入するにあたっては、労使協定の締結や就業規則の整備などの手続きを行わなくてはならず、不備があると認められません。もちろん裁量労働制であっても深夜・休日の労働に対する給与はきちんと支払う必要があります」

ある日突然、従業員や労働基準監督署から指摘を受けて、高額な未払い残業代の支払い勧告を受けるという可能性もゼロとはいえない。過去には総額3億円もの未払い残業代を支払った企業の事例もある。

 「会社に労働時間を把握した客観的な資料がない場合、労働基準監督署による厳しい指導が行われることはもちろん、労使トラブルになった場合は従業員に請求された通りの金額を支払う事態に陥ります。労務管理をあいまいなまま放置しておくことは、大きな経営リスクとなります」(佐藤氏)。

 また「労働時間管理にはさらに重要な役割がある」と語る佐藤氏。

 「労働時間をタイムリーかつ正確に把握していれば、残業代の調整や会社に求められる安全配慮義務、そしてコミュニケーションのきっかけに活用することができます。例えば残業が多すぎると上司が感じたら、部下に確認することで無駄な残業をしていないかどうかを見直すことができます。労働時間が長くなるのは本人の効率のせいなのか、そもそも人手が足りていないのか、無駄な打ち合わせが多いのか、など色々な問題を顕在化することができるわけです。社内のコミュニケーションを増やし、これまで見えなかった課題を解決することは、業務の効率化だけではなく従業員の心身の健康をケアすることにもつながります」(佐藤氏)。

 2015年12月1日にはストレスチェックと面接指導の義務化がはじまる。こうした新たな課題に対応するためにも、労働管理の正確な把握は不可欠だ。

タイムカードやEXCELでの勤怠管理は膨大な手間

 一方、人事担当者が従業員一人ひとりの残業時間をきちんと管理し、それに基づいて残業代を正確に算出するには、膨大な労力を要するのも事実である。

 タイムカードを使って出退勤時刻を管理している企業も多いが、タイムカードの内容を手作業で読み取り、残業時間を正確に算出するには大変な手間と時間がかかる。特に最近ではフレックスタイムや裁量労働制、シフト勤務の活用など、従業員の勤務体系が多様化しているため、それぞれの計算方法に沿って正確に残業代を割り出すだけでも一苦労だ。従業員がExcelシートに出退勤時刻を自ら記入し、Excelのマクロ機能を使って自動的に残業時間を算出している場合も、マクロが壊れてしまったり、シートを更新する度に再配布する必要があったりするなど、結果として管理のために多くの手間が発生してしまう。

 また、人事担当者は従業員が取得する休暇の日数と種類を正確に管理し、それに基づいて正確に残業代を計算しなくてはならない。従業員一人ひとりの休暇取得状況を把握するだけでも大変だが、時効で消滅した分も含めた休暇日数の把握や週休休暇の積立制度の対応、「振替休日」と「代休」など休暇の種類を考慮した残業時間の算出など、もはや手作業で行うのは至難の業である。これらにプラスして、複数の事業所にわたるデータの集計や法制度の改正への対応、現場の誤りの訂正や確認作業など、人事担当者にかかる負担は並大抵ではない。

 管理職にとっても残業管理や休暇管理は大きな負担だ。最近では残業時間の抑制やコンプライアンス強化のために、従業員が残業する際にはその内容や時間を上司に申請し、許可を得るプロセスを設ける企業が増えている。ただし紙や口頭の申請では手間がかかるうえに、制度が形がい化する恐れもある。また管理職が外出している場合にはタイムリーな承認が不可能だ。

勤怠・就業管理システムで悩みを解決

 こうした課題の多くを人手で解決するのは非常に困難であり、やはり勤怠・就業管理業務のシステム化が不可欠であろう。勤怠・労務管理システムの導入にあたっては、人事担当者の業務負担が軽減できることはもちろん、従業員一人ひとりの日々の労働状況が可視化できるかどうかが非常に重要だ。

 TeamSpiritの勤怠管理・就業管理はICカードやWebタイムレコーダー、モバイル、SNSなど多彩な出退勤打刻機能を備えている。従業員がこれらの方法で打刻した後は、TeamSpiritが自動的に従業員一人ひとりの労働時間を管理するとともに、残業時間も自動的に管理してくれる。

 固定労働時間制・変形労働時間制・フレックスタイム制・裁量労働制・管理監督・シフト利用など、社内で同時に複数の労働時間制が導入されている場合、さらに所定外法定外の残業時間や休日の種類などで異なる残業の割増率が発生する場合にも、残業時間は自動計算され、計算結果を簡単に給与計算システムに連携できる。

ワークフローから勤怠情報を入力

TeamSpiritが提供するマイナンバーソリューション

 複雑な休暇の管理も、TeamSpirit なら大幅に省力化。年次有給休暇・慶弔休暇・リフレッシュ休暇など会社が制定した休暇が簡単に設定でき、それぞれの残日数は自動計算される。特に有給休暇に関しては年次の自動付与や期限による消滅の管理、消滅分の積み立ても可能だ。もちろん半休・時間単位有休・代休・振替休日といったさまざまな休暇の種別に対応しており、それぞれに応じた残業も正確に計算できる。

 またTeamSpiritでは、「36協定」や安全管理をはじめとする法令に基づき、45時間・60時間など事前に設定した残業時間を超えた場合や、「36協定」で設定した残業時間の超過回数をタイムリーに警告。個人別やチーム別の残業時間なども簡単にレポーティングできる。

 紙やメールで行っていた残業や休暇などの申請プロセスを電子化し、自動実行してくれるワークフロー機能も装備。従業員が残業申請を作成し、上長に提出、上長が内容を確認して許可・拒否の判断を下すといった一連のプロセスをTeamSpirit上のワークフローとして実現可能だ。


 正しい労務管理は従業員一人ひとりのモチベーションと生産性を向上させる重要な鍵である。労務管理データを戦略的に活用することが業務の効率化とコスト削減を実現し、ひいては企業そのものの競争力へとつながっていくのではないだろうか。

佐藤芳子佐藤芳子 佐藤芳子社労士事務所 代表

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