どんなに難しい仕事にもポジティブに取り組む、意欲あふれるビジネスパーソンも、思い出すたびに憂うつな気分になってしまう――「経費精算」はそんな存在ではないだろうか。ついつい作業を後回しにしてしまい、月末になると残業して経費精算を行うという人も少なくはないだろう。その負担の大きさは企業にとって軽視できないものである。

なぜ経費精算は面倒なのか

 忙しい社員ほど日々さまざまな業務に追われている。そのため、いつ・どこで・どんな経費を立て替えたのかを細かく記憶しておくことは難しい。特に複数のプロジェクトに所属しているような場合、プロジェクト別に領収書を整理して保管しておくことは非常に面倒だ。

 交通費に関しても、いつ、どのような経路で移動し、いくらかかったかを後になって正確に申請するのには手間がかかる。「交通系ICカードのチャージ金額で経費精算すればいいのでは?」と考える人もいるかもしれないが、実はこの方法では1件1件の移動経路とそれぞれにかかった交通費情報が欠けているため、経費としては認められない。事前申請が原則の出張旅費についても、忙しい仕事の合間を縫って申請作業を行うのは想像以上に面倒だ。

 また客先常駐のプロジェクトに携わっている場合などは、経費の精算・申請のためだけに自社に出社することになる。頻繁に出社できるならまだしも、「月に一度の帰社がやっと」というような場合には、結局1ヶ月分の経費をため込み、1日かけて経費作業に追われることになる。しかも「面倒だから早く終わらせたい!」と思えば思うほど、ミスが起こりがちである。

経理担当者の負担も大きい

 「経費精算は現場の従業員だけでなく、経理担当者にとっても大きな負担となっている」と語るのは、チームスピリット コーポレートチームの外川加江氏。

 「経理部門が抱える課題のひとつに、データ入力をはじめとする単純作業に時間がかかりすぎる、というものがあります。特に中小企業では少人数で経理業務を担当しているため、日々の入力作業とチェック作業に追われ、本来やるべき業務に集中できないということが起こりがちです。『現場社員の申請内容に誤りが多い』、『締め切りをなかなか守ってもらえない』などの苦労もよく耳にします」(外川氏)。

 また、立て替え経費の支払い方法ひとつとっても、口座振込や小口現金などのさまざまな形があり、すべてのケースに一つひとつ正確に対応するだけでも一苦労。さらに海外出張の経費を扱う際の為替レートの取り扱いや部門ごとの経費利用状況のレポート作成・配布など、経費精算だけをとってみても経理部門がやらなければならない作業は膨大だ。

会社の成長のキーとなる経理部門

 成功している企業は、経営者が経理を重要なブレーンとして認識している。経営戦略立案の元となる数字はすべて経理部に集まってくるからだ。そこで経理担当者がクリエイティブな仕事をすれば、企業にとってよい影響があるのは自明のことである。企業の成長のためにも経理業務の効率化は絶対条件だ。

 「経理業務と一言でいっても、その範囲は広く業務量は膨大です。自動化できる作業は自動化することで、経理担当者の作業負担を大幅に軽減し、処理時間の圧縮に取り組むべきです。そうすれば経理部門の本来の業務である、戦略や経営指針を定めるための情報づくりに集中する時間を確保することができます。成長企業になるために、経営者と経理担当者がはじめに解決しなければならない課題がここにあるのではないでしょうか」(外川氏)。

TeamSpiritで経費精算のオートメーションを実現

  TeamSpiritは、現場の社員や経理部門が経費精算に対して抱いている面倒さを解消するための、さまざまな機能を備えた業務システムだ。

 例えば交通費精算に関しては、日々の勤怠情報や作業内容を記録したタイムレポート画面からスケジュール帳を参照し、作業や行き先を確認した上で交通費や経費の精算処理ができる。経路検索サービス「駅探」の機能が組み込まれており、電車移動で使った経路と運賃を簡単に検索可能。オプションで、SUICAやPASMOといった交通系ICカードに保存されている利用履歴を読み取り、その内容をそのまま経費精算に利用することもできる。

 また、タクシー配車サービス「Uber」とも連携。取引先情報のなかから、これからタクシーで向かう目的地を抽出してUber 側に情報を渡すと、タクシーが自動的に配車される。さらには領収書が自動的にTeamSpiritにメールで送られ、経費精算処理が行われる。Uber サービスが普及している海外出張の場面では、大いに重宝する機能だ。もちろん海外出張旅費の精算にはつきものの為替レート計算も、TeamSpirit なら自動的に実行してくれる。

 経費精算については、紙の領収書をスマートフォンのカメラで撮影して精算処理ができるほか、コーポレートカードを使って経費を立て替えた場合には、カード会社から自動でTeamSpiritに領収書が送られて経費精算される。経費に関するレポートを自由に作成する機能も備わっており、経理部門はこの機能を使うことで、部門ごとの経費の利用状況などを簡単にまとめ、各部門の責任者にレポートとして提出することができる。

 このようにTeamSpiritを使えば、現場の社員が日々面倒だと感じている交通費の精算や領収書の扱いも大幅に省力化することができるのだ。

ワークフローで、いつでもどこでも申請・承認

ワークフローで、いつでもどこでも申請・承認

 さらにTeamSpiritが備えるワークフロー機能を使えば、出張に関連するさまざまな経費申請作業が自動化される。出張旅費・交際費などは、ワークフローで事前の利用申請ができ、承認を経て初めて事後の経費精算が可能となる仕組みだ。「出張の行き先や内容は上長が確認」「出張費の金額や費目は経理担当者が確認」と申請先の担当者が異なる場合にも、現場と経理部門で経費精算業務を適切に分担し、ワークフローで全体の業務プロセスを制御することで、経理部門の業務負荷を低減できる。さらには出張前に経費を事前申請した内容と、出張から戻った後の事後精算の内容を突き合わせて、内容の整合性を自動チェックすることもできるため、出張費にまつわるガバナンス強化にも役立てられる。

 もちろん従業員は移動の空き時間などにモバイルから経費精算することが可能。マネージャーも外出先からモバイルで、手軽に精算の承認できる。TeamSpiritがあれば、これまでのように経費精算のためだけに出社する必要はなくなるのだ。

 このようにTeamSpirit には単純作業は大幅に省力化し、従業員が本来注力すべき仕事に集中することで、日々生き生きと働いてもらいたい、という思想が貫かれている。


 経費精算業務は、それ自身が利益を生み出すものではないが、企業にとって避けては通れない業務である。従業員の作業負担が最小限で済むように省力化し、不正や誤りが起こらないように管理するという意味でも、システム化するメリットが非常に大きい分野といえるのではないだろうか。

外川加江外川 加江 株式会社チームスピリット 財務・人事担当

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