勤怠管理×工数管理×経費精算で「働き方改革」を!| チームスピリット

概要

株式会社チームスピリットでは、2017年3月15日から3月28日の14日間をかけてTeamSpiritユーザー企業(700社導入)のアカウント管理者を対象に「働き方改革に関する緊急アンケート」を実施し、有効回答数281を得ました。

回答からは、「『働き方改革』に不可欠なものは、社員・経営者相互の“意識改革”である」との意見が見られる一方で、「働き方改革とは、具体的にどのようなものか?」を図りかねて「様子を見ながら取り組んでいる」という企業が多いことが分かりました。

また、各社が「働き方改革」実践する目的としては、「従業員満足(62.8%)」「優秀な人材の確保(43.0%)」「生産性の向上(43.0%)」の3つの項目が上位に挙がっており、
「長時間労働による社員の疲労蓄積を解消することで売上も向上すると考えられる」
「長時間労働が続くことで(アウトプットの)品質が落ち、結果として売り上げや成果に悪影響が及ぶ」といった意見が集まりました。 こうした課題の解決には、「勤務実態の“見える化”」が有効といえるでしょう。

チームスピリットでは、勤怠管理や経費精算・工数管理・スケジュール管理・電子稟議といった「働くこと」に関わるすべての情報を一括して管理できる「『働き方改革』のプラットフォーム TeamSpirit」で、この勤務実態の“見える化”を実現させ、変化に挑戦する人と企業に貢献するサービスの提供に努めてまいります。

回答状況

今回のアンケートでは、情報通信サービス業を中心に、その他製造業や小売業、建築業や金融・保険業のほか、医療福祉、学術研究など様々な業種における、人事・総務、システム・IT系、経営者・取締役、財務・経理といった幅広い担当者からの回答をいただくことができました。

現在の「働き方改革」への取り組みは?

「積極的に取り組んでいる」「様子を見ながら徐々に取り組んでいる」の回答を合わせると、約8割の企業がすでに「働き方改革」に取り組んでいるようです。
しかし、「積極的に取り組んでいる」とした企業はまだ20%程度であることから、「働き方改革」が本格的に始動し、成果を結ぶのはまだまだこれからのようです。

取り組みを始めた年は?

2016年から取り組みを始めたとする企業が多く、前年に比べると2倍近くの伸びとなっています。この背景には、時短やテレワークといった「働き方の多様化」に目が向けられたことや、安倍内閣が掲げる「一億総活躍社会の実現」に向けた経済活性化、若者と女性の就業率増加、失業率低下などの実現に積極的な姿勢を見せる政府の後押しに企業が刺激を受けた結果と受け止められるでしょう。
この年は、「『働き方改革』があらゆる企業が向き合うべき課題」として認知された年とも言えそうです。

「働き方改革」の具体的な施策として、
どのようなことを実施または予定されていますか?(複数回答可)

8割の企業が「長時間労働の是正」を施策のひとつに挙げ、半数の企業が「有給休暇消化率の向上」「社員の生産性を向上」に取り組んでいるということは、これが日本企業全体の課題であることを示していると言えるでしょう。
「フレックスタイムなど勤務体系の多様化」「テレワーク(在宅勤務)の推進」「女性活躍の推進」にも取り組んでいる企業が多いことは、これらもまた日本の労働環境が抱える根深い課題であると言えます。

貴社が今「働き方改革」に取り組むねらいは何でしょうか?(2つまで)

「従業員満足」がトップに挙げられているのは、長時間労働に対する従業員の不満を解消することこそ経営陣の喫緊の課題である、と認識されていることを示していると考えられます。
近年、ブラック企業や過労自殺といった社会問題が顕在化したことを契機に「安全な職場環境を保つことも企業の責任である」との考え方が世論の大半となりつつあります。これを企業側も認識し、前述のような結果が出たのではないかと考えられます。

一方で、長時間労働を是正することによって削減された生産時間を埋めるために、「生産性の向上」への取り組みも必要となります。この2つを同時に行うことこそが、「働き方改革」の本質だといえるでしょう。

貴社の「働き方改革」の成否は、貴社のビジネスに
大きな影響があると感じていますか?

7割以上の企業が「ビジネスに影響がある」と回答していることは、「働き方改革」が福利厚生という側面だけでなく、経営戦略や事業戦略の側面もある、ということが認識されているとの意識を示すものだと言えるでしょう。

「働き方改革」への取り組みを発案した部署・部門

2つのグラフからは、ほとんどの企業において「働き方改革」への取り組みは、経営者または人事・総務部門の発案によって始められていることと、実際の推進は人事・総務部であるということが浮き彫りになりました。

「働き方改革」実現のために最も重要なことは
どのような点だと思われますか?(2つまで)

制度改革や取引先の理解といったこと以前に、「働き方改革」の達成に最も重要とされているのは、「社員の意識改革(70.9%)」「経営者の意識改革(59.9%)」との結果が出たことは注目に値するでしょう。これは、どちらの立場であっても「既知の働き方・旧態依然とした考え方からの脱却が不可欠である」との認識の表れといえます。
 関連するフリーアンサーには、「まずは社長の意識がないとだめ。その気持ちを社員が受け止められなければ、まただめ」といった意見や、「過去何度か挑戦したが定着しなかった。今回は社長が率先して発信を行うことから、繁忙期にも働き方改革を阻害する要因を受け付けなかった」といった意見が聞かれました。
こうしたことからも、働き方改革のリーダーシップは社長・CEOが取るべき、との意見は真に迫るものであると考えられます。

1つ目の質問で「現時点では具体的な取り組みの予定はない」と回答された企業からの意見も見てみましょう。

今「働き方改革」を行わない理由として 近いものを選んでください

「働き方改革」を行っていない理由としては、「特に『働き方改革』が必要とは考えていないから」という回答が最も多かったものの、回答企業の多くが設立5年未満などの設立間もない企業でした。
一方、2番目に多かった「どこから手をつけて良いかわからないから」と回答した企業は設立30年以上の企業が多くを占めており、対照的な結果となりました。

もし「働き方改革」への取り組みを始めるとしたら、
どのような施策を実施したいですか?(2つまで)

「長時間労働の是正」や「生産性の向上」を実現したいとの意見は「働き方改革」を実践している企業と共通して挙げられましたが、実践している企業の約8割が「長時間労働の是正」に取り組んでいる一方で、こちらは4割程度と、回答に差が出たことが印象的です。
ex,「働き方改革」への取り組みを進めている企業の施策
長時間労働の是正 79.7%、有給休暇の消化率向上 50.0%、社員の生産性を向上 45.6%、フレックスなど勤務体系の多様化 44.2%、女性活躍の推進 34.3 %

[9]で選んだ施策を実施する上でどのようなことが
チャレンジになると思われますか?(2つまで)

現在「働き方改革」を実施していない企業の中でも、「意識改革」は大きな課題であると認識されていると見て取れます。一方、「働き方改革」を実施している企業に聞いた同じ質問(質問7)の回答と比べると、「働き方改革」を実施していない企業では、「ビジネスの継続的な成長」をチャレンジとしてあげているところが多くありました。

「働き方改革」を実施するうえで、「ビジネスへの悪影響が出てしまうのではないか」との不安感は拭いがたいものがあるでしょう。実際に継続的な「働き方改革」を推進するには、企業の収益や経営状態が安定していることが強く求められるのだと考えられます。
そうした意味でも、「働き方改革」において、「長時間労働の是正」と「生産性向上の方法」をセットで考えることが重要であると結論付けられます。

日本のホワイトカラーはOECD加盟国の中で最も生産性が低いと言われていますが、貴社社員の生産性に関して改善すべき点はあると思いますか?

8割の企業で、社員の生産性に関して改善すべき点があると回答されていることは、「長時間労働の是正」や「働き方の多様化」とならんで、「生産性の向上」が「働き方改革」の1つのテーマであると認識されていることの証左と言えます。
https://www.teamspirit.co.jp/concept/#cs02

改善すべき点がある場合、具体的にどのような点が
課題になっていると考えますか?

ここで特徴的な点は、生産性を阻害する要因が「無駄な残業が多い」「無駄な会議が多い」「紙やエクセルを使った管理業務が多い」といったよく言われる点ではなく、「生産性(時間)に対する社員の意識が低い」という回答が突出している点だと言えます。

「働き方改革」においてどのような点でTeamSpiritをご活用いただけると思います か?(複数回答)

TeamSpiritの導入による「働き方改革」の成果として望むことは、「労働時間の見える化(81.3%)」が一番に挙げられました。これは、「働き方改革」として最初に着手することとも合致しており、お客様にとってもTeamSpiritは「『働き方改革』のプラットフォーム」である、と認知していただいているものだと考えます。

また、「残業時間の見える化は、現状把握とこれからの対策検討のためにとても役に立っている」といった意見や、「勤怠情報の集計から給与計算データ連携までの工数が短縮されたことで、管理部のリソースを営業部門のサポートに充てられるようになった」といった事例を寄せていただくこともできました。

【TeamSpirit活用による働き方改革の成果に関するコメント】

  • ● 特に、残業時間の見える化は、現状把握とこれからの対策検討のためにとても役に立っている。
  • ● 労務に関する数値群の見える化、コンプライアンスに基づく諸手続きの整備と簡便化に活用している。
  • ● 以前の紙(excel)管理では、集計から給与計算データ連携まで10営業日程度必要であったが、現在では遅くても3営業日 までには連携可能となった。
    管理部の工数が削減されたことから、営業の仕事に一部シフトが可能となった。
  • ● 勤怠管理と経費精算・稟議を同一システム化する事による間接業務の削減
  • ● 勤務表をエクセル、勤怠申請を別システムで運用していたので、帰社・提出・入力チェック・印刷・押印などの作業がなくなり、月次処理がかなり効率化できた。
  • ● 労働時間の見える化が実現でき、長時間残業のモニタリングが可能となった。
  • ● 複雑な工数管理と残業をこれだけ正確に集計できるのはすごいと思う。これにより、新しい方法が見えてきたと思う
  • ● 勤務時間の見える化をおこなうことで36協定違反が発生しない仕組みつくりが出来た。
  • ● 工数を意識した利益率改善に成果がでた。
  • ● 工数の見える化により、意識が変わってきた。
  • ● 残業に対する意識が変わってきたと思う。また、労働時間の見える化で管理側も仕事の割り振りがしやすい
  • ● Chatterにより、チームごとのコミュニケーションが増えた。リーダーだけでなくスタッフからも気軽に発信出来るようになったようだ。
    (チームごとにグループを作り、活用している)

おわりに

いかがでしたでしょうか? アンケートの結果から、「働き方改革」を実施するには、経営者・働く人たち双方の意識改革が最も重要だ、との意見がありました。
この「意識を変える」というのは、口にするのは簡単ですが実行はなかなか難しいもの。取り組み開始時は熱意を持って進められても、時間が経ったり繁忙期になったりすると、ついつい元の意識に戻ってしまい、改革が道半ばになってしまうことは残念ながらよくあることでもあります。

そうならないためには、日々の「働き方」が“見える化”され、本質的な意味での生産性がいつでも確認できる状態にあることが不可欠でしょう。また、ダッシュボードやレポートを使って、社員の労働時間や働き方の現状が簡単に把握できれば、経営者や人事部門にとっても、「長時間労働の是正」や「生産性の低下」といった課題を是正しやすくなるはずです。

働く人にとっても時間の使い方を自分自身で考えるきっかけになるかと思います。効率的な働き方や創意工夫を行うことで、より自分が実現したい働き方やスキルを身につけることにもなり得るでしょう。場合によっては、思い浮かんだ創意工夫が新しいビジネスを生み出すきっかけになったり、最終的には企業の独自性を高めることにつながることだってあるかもしれませんね。
そうした「“見える化”から始まる好循環」を想像すると、少しワクワクしてきませんか?

「働き方」の“見える化”だけでなく、経費精算といったメンドウな作業をもっと簡単にしたり、チームや社内のコミュニケーションをより活発でフレンドリーなものにするための機能が1つに詰まったTeamSpiritは、「『働き方改革』のプラットフォーム」という名前にふさわしい変化を企業にもたらします。

ご興味をお持ちになったなら、まずは無料のダウンロード資料をご覧ください。
また、TeamSpiritを活用した「働き方改革」の実践方法についてのご相談もお受けしておりますので、ぜひお気軽にご連絡ください。

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