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出退社時刻の入力漏れがある社員本人と上長(※)にアラートメールを送信するパッケージです。
アラートメールにより、日々の打刻忘れを社員本人と上長に通知することができます。

打刻を忘れた日があった場合、設定したタイミングで以下のようなメールが送信されます。

※「上長」については、勤怠社員の上長が対象となります。

<メール通知の対象となるデータ>

本パッケージのインストール後に作成された月次データがアラートメール通知の対象になります。

月次データは、勤務表において打刻や各種申請を行ったタイミングで作成されます。

例えば、7月に本パッケージをインストールした場合、既に7月の月次データが作成されているため、8月以降がアラートメール通知の対象になります。

ただし、8月の月次データが作成されていない場合は、8月もメール通知の対象外になります。

また、休日出勤の日はメール通知の対象外となります。

<月次データ有無の確認方法>

「管理メニュー >「【勤  怠】社員の勤怠データの参照・編集・印刷をする の一覧で、

ステータスが「-」、その月のレコードが未作成、ステータスが「-」以外の場合は、月次データが作成済 であることを表します。

<インストール後の設定>

パッケージインストール後、初期設定が必要になります。

インストールしただけでは打刻忘れの通知メールは送信されませんので、本ページに記載のインストール後の設定を必ず行ってください。


インストール後の設定

上長のメールアドレス更新タイミング、社員本人と上長へのメール通知タイミング、メールアラートの設定 が必要です。

1. 「設定>「ビルド(ビルドがない場合はアプリケーションの設定)>「作成>「ワークフローと承認申請>「ワークフロールール をクリックします。

2. 「ワークフローの理解 の画面が表示された場合は、[次へ]をクリックします。

3. 「[時間外労働の上限規制] 出社/退社打刻忘れ通知」をクリックします。 

4. 「時間ベースのアクション」>[タイムトリガの追加]をクリックし、上長のメールアドレスを更新するタイミングを設定します。

 例1:打刻を忘れた日の翌日AM0:00に上長のメールアドレスを更新する場合

  → 「1」「日」「後」「勤怠日次:日付」

 例2:打刻を忘れた日の翌日AM9:00に上長のメールアドレスを更新する場合

  → 「33」「時間」「後」「勤怠日次:日付」

5. 上長のメールアドレスを更新する項目自動更新のアクションを追加します。

 「時間ベースのアクション」>[ワークフローアクションの追加]「既存アクションの選択」を選択します。

 「アクション種別の選択「項目自動更新」を選択します。

 「項目自動更新: [時間外労働の上限規制] 上長メールアドレス更新」を選択済のアクションに追加します。

6.「時間ベースのアクション」 >「タイムトリガの追加」をクリックし、アラートメールを送信するタイミングを設定します。

 ここで設定する日(または時間)については、上長のメールアドレスを更新するタイミングの後にする必要があります。

 例1:打刻を忘れた日の翌日AM0:00に社員本人と上長へメール送信をする場合

  → 「1」「日」「後」「勤怠日次:日付」

 例2:打刻を忘れた日の翌日AM9:00に社員本人と上長へメール送信をする場合

  → 「33」「時間」「後」「勤怠日次:日付」

7. 出社/退社打刻忘れの通知メールアラートのアクションを追加します。

 「時間ベースのアクション」>[ワークフローアクションの追加]「既存アクションの選択」を選択します。

 「アクション種別の選択「メールアラート」を選択します。

 「メールアラート:[時間外労働の上限規制] 出社/退社打刻忘れ通知」を選択済のアクションに追加します。

8.画面上部の[有効化]ボタンをクリックします。

以下の設定は、必要に応じて設定してください。

メール通知先の追加方法>

パッケージでは、社員本人と上長にメールを送信する設定です。

メール送信先の追加方法は、以下のとおりです。

1. 「設定>「ビルド「作成>「ワークフローと承認申請>「メールアラート>「[時間外労働の上限規制] 出社/退社打刻忘れ通知を開き[編集]ボタンをクリックします。

2. 「メール受信者で 選択済みメール受信者 を追加します。

<通知メールの本文の編集方法>

メールテンプレートを編集することで、通知メールの内容を変更できます。

メールテンプレートの編集方法は、以下のとおりです。

1. 「設定>「管理「コミュニケーションテンプレート>「Classic メールテンプレート」を開き「フォルダから「チームスピリット」を選択します。

2.「[時間外労働の上限規制] 出社/退社打刻忘れ通知 横の[編集]リンクをクリックします。

3. 「メール内容を変更します。

設定完了後の確認方法

ワークフローが正常に動いているかどうかを確認します。

1.「設定」「監視>「時間ベースのワークフロー をクリックします。

2.[検索]をクリックします。

  ※表示されるデータが多い場合は、画面上部の検索条件を設定します。

  ワークフロールール名  次の文字列を含む  [時間外労働の上限規制] 出社/退社打刻忘れ通知

ワークフロールール名:[時間外労働の上限規制] 出社/退社打刻忘れ通知 、予定日:設定した通知タイミング が表示されていればワークフローは正常に動いている状態です。

レコード名の末尾の日付(例:2018-7-2)の出社/退社打刻が未入力の場合、予定日に表示されている日時(例:2018/7/3 6:00)にメールが送信されます。

予定日の日時までに出社/退社打刻が登録された場合は、レコードは本画面に表示されなくなりメールも通知されません。


インストールURLは、以下をご確認ください。

[時間外労働の上限規制] 出社/退社打刻忘れ通知

https://login.salesforce.com/packaging/installPackage.apexp?p0=04t0o000002p6jp

パッケージインストールは、対象の組織のシステム管理者のみが実施できます。

インストール作業中、通常通りチームスピリットをご利用いただいても問題無いことを確認しておりますが、この間にアクセスされますと、 エラーが表示され一時的にアクセスできない状態になる場合がございます。 エラーが表示された場合は、インストールが完了するまで、3 分程お待ちください。インストールが完了いたしましたら、画面に 「インストールが完了しました。」 と表示がされます。

インストール方法は、こちら をクリックしてください。

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