勤怠管理・就業管理

TeamSpirit 勤怠管理システム

勤怠管理システムを検討する企業が抱える課題

*長時間労働の是正

長時間労働(残業)を減らすことは、企業にとっても従業員にとっても共通の課題です。しかし、従業員の勤怠を厳密に管理することだけを考えて、従業員にとって面倒な作業だけが発生するのでは、真の勤怠管理とは言えません。

従業員の労働時間を正確に把握して可視化するだけでなく、法令や36協定で定められた労働時間を超える前に、従業員や上司に自動的に知らせる仕組みを作るなど、ITの力を駆使して、長時間労働の問題を未然に防ぎながら、適切な労働を実現することが勤怠管理システムに期待されています。

*多様な働き方への対応

フレックス制度、在宅勤務、サテライトオフィス勤務、1日に複数の出退勤、複数の事業所での勤務など、多様で柔軟な働き方を容認する企業が増えています。従業員自身が自分の裁量で働く時間を決めることができるようになり、勤怠体系は複雑化しています。

多様で複雑な勤務体系にも柔軟に対応できる勤怠管理システムが求められています。

*勤務間インターバル制度などの新たな社会制度や仕組みへの対応

政府が掲げる働き方改革 の大きなテーマでもある、長時間労働の是正に向けて、厚生労働省でも勤務間インターバル制度を推奨し、この制度に取り組んでいる企業が増えてきました。

勤務間インターバル制度に限らず、新しい制度や法令にも迅速に対応できる勤怠管理システムが求められています。

*長時間労働を短縮するだけではなく、労働減少分を補う労働生産性向上の実現

単に労働時間を短縮するだけで、企業としての業績が落ちてしまっては意味がありません。また、勤怠管理から逃れて隠れて残業するようなことがあれば、勤怠管理そのものの意味が無くなってしまいます。長時間労働を抑制するためには、減少した労働時間を補い、労働生産性をさらに高める取り組みが必要です。

労働の中身を可視化することによって従業員にインサイト(気づき)を与え、自らの意志で労働生産性を高める行為を引き出すことも勤怠管理システム導入の際の重要な検討課題です。

企業と従業員の双方が抱える、労務管理、コンプライアンスなどの課題を解決し、労働生産性の向上につなぐことが可能な勤怠管理システムが求められています

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企業と従業員の双方がメリットを享受しながら、労働時間の短縮と、労働生産性の向上を実現するのがTeamSpiritです

TeamSpirit 勤怠管理システムは、時短勤務や在宅勤務(テレワーク)などこれからの時代に求められる多様なワークスタイルを、ムリなく実践するためのクラウド・ソリューションです。

直感的な画面構成なので、どこでも、誰にでも使いこなすことができ、事務作業がカンタンに。

7つの機能で長時間労働の是正はもちろん、時間という有限な"資源"を最適に配分するためのインサイトをもたらします。

■TeamSpirit 勤怠管理システムの機能

勤怠管理機能1スマホやPCでクリック⇒出退勤打刻が完了!

モバイル画面

●出退勤打刻と一緒にスケジュールや情報も共有
オフィスワークだけでなく、直行直帰や在宅勤務(テレワーク)など、どんなワークスタイルの人でも手間を感じることなく簡単に出退勤打刻が完了! もう「打刻忘れ」の心配もありません。スマホやPCで打刻と同時にその日の予定や簡単なコメントを入力して、マネージャにメッセージを送ることも可能です。

●育児や介護のための一時退勤や再出勤にも対応
「ちょっと子供のお迎えに1時間外出を」「夕食を済ませた後に仕事を再開」といった働き方に対応することは人材確保の上で今後ますます重要に。TeamSpirit勤怠管理システムなら、1日のうち何度出退勤打刻しても正確に労働時間を計算します。

●オプションサービスも充実
ICカードリーダーやBeacon、事務所の入退館システムとの連携も、TeamSpirit Connect*を使ったオプション製品の利用で実現できます。

パソコンから

ビーコンから

勤怠管理機能2勤務状況が「見える&分かる」集計やグラフ化もラクラク

モバイル画面・PC画面
モバイル画面・PC画面

出退勤打刻や残業時間の情報は、リアルタイムに勤務表に反映され、グラフィカルなデザインにより、本人はもちろんマネージャは部下の労働状況を直感的に把握できます。
また、打刻訂正時には下図の黄色の部分のように時刻欄の色を変えたり、打刻を訂正した時にはコメントを必須化することも可能です。

勤怠管理機能3勤務実績の申請・承認はワークフローで自動回覧

TeamSpirit勤怠管理システムは、日次や月次の勤怠確定についても、ワークフローでマネージャへの自動回覧が可能です。クラウドシステムなので、PCはもちろん、スマホからでも閲覧・承認ができるので、外出中や出張中でも、スピーディーに承認処理ができます。
また、申請時には、打刻の有無、休暇や残業申請の有無などもシステムチェックされるので、差し戻しなどの作業も不要に。ワークフローがどこかでストップすることを防ぎます。

オプションを有効にすることで、月次申請時の勤怠と工数時間の入力チェックができ、入力忘れの防止にも役立ちます。

勤怠管理機能4休暇の申請や残日数の管理、有給休暇の自動付与

TeamSpirit勤怠管理システムは、有休や会社で設定した休暇の残日数管理はもちろん、労働基準法にあわせた有休の定期的な自動付与にも対応しています。スタッフからの有休申請だけでなく、マネージャが残日数を確認することで、有休の取得を促進できます。

また、半休、時間単位有休、代休、振休など、休暇の取得と労働時間計算が完全に連動するので確認の手間もかかりません。

勤怠管理機能5複雑な勤務体系もリアルタイムに労働時間を計算

●柔軟なワークスタイルでも管理業務の負荷は軽減!
チーム全体の仕事内容や個人の希望で、部署ごとや働く人ごとに働き方はもっと多様になっていいはず!
TeamSpirit勤怠管理システムでは、固定労働時間制、変形労働時間制、フレックスタイム制、裁量労働制、管理監督など、同時に複数の労働時間制に対応することが可能です。

●シフト管理機能でマネージャの負荷を軽減
TeamSpiritシリーズの別製品、TeamSpirit Leaders と連携することで、シフトスケジュールの作成やそれに基づいた日次・月次のシフト計画の作成もシステムで管理できます。

シフト設定が完了すると、その内容がそのままスタッフの勤務表に反映されるので、パートやアルバイトスタッフが多い職場や、シフト勤務を行う人が多い職場のマネージャの手間を省き、コーチングなど本来求められる業務に専念する時間を生み出します。

●労働時間の計算、給与計算も簡単に
どんな勤務体系でも、設定だけで労働時間を自動計算できるため、人事担当者が月末に休暇や振替、残業時間といったものをExcelで集計する必要はありません。TeamSpirit勤怠管理システムで集計されたデータは、簡単に給与計算ソフトと連携できるため給与計算ミスの心配もありません。

勤怠管理機能636協定・安全管理を知らせるアラームやレポート機能を装備

TeamSpirit勤怠管理システムに入力された情報を活用して、36協定や安全管理に基づいたアラームやレポートを自動生成することができます。任意の期間で5時間、10時間、20時間などの累積残業があれば自動的にアラームを出すなど、締切日までの間に3段階のアラームを設定できるので、締切日以前において、労働時間の抑制につながるアクションを取ることができます。しかも、従業員によるセルフマネージメントできることが見逃せないポイントです。

これにより、TeamSpirit勤怠管理システムは、働くひとたちのコンディションを保つよう企業が率先して働きかけられる環境を整えるとともに、職場のコンプライアンス向上にも寄与します。

また、単純なタイムカードや残業計算にとどまらない本質的なマネジメントが可能になるよう、ダッシュボード機能を追加。「全社」「部門」「個人」の単位で勤務状況を分析したレポートが手軽に作成でき、そこから得たインサイトをもとに、課題の洗い出しやその対策を検討・実践・報告し合うなど、働くひとと管理職、そして企業とのエンゲージメント向上にも貢献します。

勤怠管理機能7勤務間インターバルを把握し、社員の健康管理もバッチリ

勤務間インターバルは、働くひとの高負荷状態を解消するために不可欠な考え方です。休息時間を一定時間確保することで、実質的に労働時間を短縮させるというものです。EU諸国では既に導入されている制度で、1993年に制定されたEU労働時間指令では、24時間につき最低連続11時間の休息が定められています。これにより、労働者は1日の労働と翌日の労働との間に所定の間隔をあけることができるようになり、長時間労働や過重労働などによる過労死などを含む健康被害の防止に効果があると期待されています。

【出典】厚生労働省 労働基準局

TeamSpirit勤怠管理システムの勤務間インターバル・レポートは、入力された勤務時間をリアルタイムに計算し、一定時間以下の間隔での勤務が発見されると管理職などにアラートが配信される仕組みです。

配信された結果に応じて、働くひとへの適切な働きかけと改善対策を行うことで、健康的な働き方の実現が可能となります。また、法制化に先駆けて勤務間インターバル制度を導入することは、「働き方改革先進企業」としての企業ブランド価値向上や社員とのエンゲージメント改善にも寄与します。

■TeamSpirit 勤怠管理システムの特長

*導入が容易な勤怠管理システム

TeamSpirit 勤怠管理システムは、クラウド型サービスとして提供されるので導入が容易です。

*使い易く柔軟な勤怠管理システム

複雑な勤務体系や、多様な働き方に柔軟に対応できる勤怠管理システムです。
新たな法令や働き方にも迅速に対応するので、現場への定着が促進されます。

*拡張性の高い勤怠管理システム

スモールスタートできるうえに、段階的な機能拡張が可能な勤怠管理システムです。
TeamSpirit 勤怠管理システムが提供する基本的な勤怠管理機能に加えて、工数管理(労働時間の中身の可視化により、労働生産性向上につながるインサイトを得ることができます)、ダッシュボード(必要な情報を一目で見ることができます)などの機能を組み合わせることで、企業と従業員の双方が勤怠管理におけるメリットを享受しながら、労働時間の短縮と、労働生産性の向上による真の働き方改革を実現できます。

■TeamSpirit 勤怠管理システム 安心のサポート体制

TeamSpirit 勤怠管理システムの導入だけでなく、導入後も運用を支援する体制が充実しているので、社内にIT部門がないお客様でも安心してご利用いただけます。

専用ユーザーポータルの提供、導入前の研修の実施、TeamSpirit 勤怠管理システムの各種テンプレートの提供をはじめ、専任担当者が、お客様の個別ニーズに合わせたサービスを提供します。

《サービスメニュー例》

  • 導入時点のコンサルティング・設定サービス
  • SFAやERPなど高度なシステム接続支援
  • プログラミングを伴う高度なワークフロー設定
  • お客様の目的に合わせた専用レポート作成
  • 運用時の各種設定変更の支援

佐藤芳子社労士事務所
社会保険労務士 佐藤 芳子(さとう よしこ)監修

短大卒業後、コンピュータ保守会社に11年間勤務。その後、平成11年11月に社会保険労務士試験に合格し、同年12月佐藤芳子社労士事務所を設立。現在は、顧問先の手続・指導業務以外に生損保会社他でセミナー講師を務める。近年においては、株式上場準備支援、是正勧告対応支援業務を多数手掛けている。

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■主な機能【勤怠管理】

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