2013/07/29 00:06:05

【一般的な設定と操作】退職した人のデータを保存しながら、新たなメンバーにライセンスを割り当てる設定はどうすれば良いのでしょう。

このエントリーをはてなブックマークに追加

勤怠データも労働基準法第109条に該当します。第109条(記録の保存)では 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。となっており勤怠データはその他労働関係に関する書類になりますので、完結の日から3年間保存となります。

従って社員が退職した後、 最後に打刻をされた時から3年間は、労働基準法でデータの保存が義務付けられています。しかし退職者のために1ライセンスの契約を維持するわけにはいきませんね、そこでチームスピリットでは、「退職の設定」をすることにより勤怠データだけではなく、経費精算、工数実績、稟議など全てのデータ情報をライセンスを必要とせずに、いつでも管理者が該当ユーザーのデータにアクセスできるようにしています。

今回はこの「退職の設定」について解説します。

退職の設定方法

退職の設定方法は、2パターンあります。どちらで設定しても同じです。

その1:

1. [管理メニュー]>[【共 通】社員の登録、配属、勤務体系、権限設定、有休付与をする] を順にクリックしてください。

社員, 退職, チームスピリット,労基法,勤怠管理,Force.com,ライセンス


2. 該当の社員の横の鉛筆マークをクリックして、社員情報を表示させてください。

3. [退社日] をカレンダーマークをクリックして設定してください。

4. [保存] をクリックして終了します。

社員, 退職, チームスピリット,労基法,勤怠管理,Force.com,ライセンス

その2:

1. [管理メニュー]>[【共 通】社員の登録、配属、勤務体系、権限設定、有休付与をする] を順にクリックしてください。

社員, 退職, チームスピリット,労基法,勤怠管理,Force.com,ライセンス


2. 該当の社員の横の削除マークをクリックください。

3. [退社日を設定する] を選択して、退職日をカレンダーマークより入力してください。

4. [登録] をクリックして終了します。

社員, 退職, チームスピリット,労基法,勤怠管理,Force.com,ライセンス

※「完全に削除する」 を選択すると退職扱いではなく該当ユーザの全てのチームスピリットデータがシステムから削除されますのでご注意ください。

本処理でチームスピリットデータの退職処理は終了しました。ただしこの処理だけではまだ退職者がクラウドのプラットフォームである Force.com にひもづけられているので、次に退職者に割り当てられた Force.com の情報からチームスピリットを利用するライセンスの解除の処理を行いましょう。

※チームスピリットとクラウドプラットフォームであるForce.comの関係はこちら。

チームスピリットのライセンス付与の解除方法

1. . [設定]>ビルド:[インストール済みパッケージ]>TeamSpirit:[ライセンスの管理] を順にクリックしてライセンスを付与した ユーザ名のリストを表示します。

社員, 退職, チームスピリット,労基法,勤怠管理,Force.com,ライセンス

*旧 UI を利用されている場合は、お名前>[設定]>[管理者設定]>アプリケーションの設定:[インストール済みパッケージ]>TeamSpirit:[ライセンスの管理] の順にクリックします。旧 UI のスクリーンショットはここをご確認ください。

2. チームスピリットのライセンスを解除したいユーザ名の隣にある [削除] をクリックします。

3.警告メッセージに対して、[OK ] をクリックします。

本処理で退職者に割り当てられた Force.com の情報からチームスピリットを利用するライセンスの解除が行われました。しかしこのままでは退職者に Force.com のライセンスがまだ割り当てられた状態なので、退職者の Force.com のライセンスの無効化を行いましょう。

Salesforce ユーザー無効化の方法

Salesforce では、一度登録したユーザを削除できなくなっております。ユーザを削除する代わりにユーザの無効化を行なっていただく必要があります。

1. [設定]>[管理者設定]>[ユーザの管理]>[ユーザ] の順にクリックしてユーザ名のリストを表示させます。

2. 無効化するユーザ名の隣にある [編集] をクリックします。

社員, 退職, チームスピリット,労基法,勤怠管理,Force.com,ライセンス<


3. 右側のプロファイルの下にある [有効] ボックスのチェック を外します。

4. 警告メッセージに対して、[OK ] をクリックします。 このメッセージは、あなたがこのユーザを無効にしたとしても、そのユーザのレコードへのアクセスは可能であり、したがって、 そのユーザが何をしていたかを確認したり、レコードを別のユーザに転送できることを確認するためのメッセージです。《重要ですね》

5. [保存] をクリックして終了します。

社員, 退職, チームスピリット,労基法,勤怠管理,Force.com,ライセンス

ユーザの無効化に成功したことを確かめるため、ユーザ名の隣にある 「有効」 チェックボックスのチェックが外れていることを確認してください。

社員, 退職, チームスピリット,労基法,勤怠管理,Force.com,ライセンス

これで 「退職の設定」 はすべて終わりです。退職者に割り当てられた Force.com ライセンスが解除されたので新たな社員にライセンスを割り当てることも可能になりました。


退職者のデータへのアクセス方法:

チームスピリットでは 「退職の設定」 により。チームスピリットや Force.com ライセンスが解除された後でも、管理者が退職者の情報を参照することが可能になります。


1. [管理メニュー]>[【共 通】社員の登録、配属、勤務体系、権限設定、有休付与をする] を順にクリックしてください。

社員, 退職, チームスピリット,労基法,勤怠管理,Force.com,ライセンス

2. 社員一覧で 【検索】 をクリックします。

3. 検索をしたい退職した社員名など必要情報を入力して 「退職者も表示」 にチェックを入れて、【検索】 をクリックします。

社員, 退職, チームスピリット,労基法,勤怠管理,Force.com,ライセンス

検索結果に退職日がすでに設定されているユーザが表示されますので、退職者のデータをご確認ください。

また、レポートにても同様に退職者が在籍していた期間を表示するとデータを閲覧できます。

いかがでしたでしょうか、この様にチームスピリットでは、ライセンスを削除しても全てのデータが安全なクラウドコンピューティングプラットフォームに保持がされていますので、ご安心してご利用いただけます。

---

これからもチームスピリットに関する便利な機能をこのBlogで公開して参ります。右メニューの「新着情報はこちらから」にメールアドレスを登録いただけると最新の情報をメールでお知らせしますのでご活用ください。

jack_
Page topへ