魂のBlog|勤怠管理と工数管理、経費精算ならチームスピリット

2018/05/16 12:00:00

TeamSpiritを使って労務リスクも税務リスクもまとめて回避 〜工数管理を使ったソフトウェア原価管理

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チームスピリットは、勤怠管理、工数管理、経費精算等の機能が一体となったクラウドサービス「TeamSpirit」を、自社で開発してお客様に提供していますが、チームスピリット自身も日々の仕事においてこれらの機能をフル活用しています。

勤怠管理や残業時間・深夜労働時間の管理、経費の事前申請や経費精算といったどんな会社でも必要となる機能はもちろん、プロダクト開発におけるソフトウェア原価計算のために、「工数管理」の活用が欠かせません。

最近では、働き方改革を推進する「働き方の可視化」ツールとしても、お問い合わせを多くいただいている、この「工数管理」。元々は、活動別に工数実績の基礎データをきちんと取得し、原価計算や経営分析に役立てていただくことを目的としています。このTeamSpiritの工数管理の使用は、労務リスクの回避はもちろん、税務リスクの回避にもつながるというメリットがあります。



■勤怠時間≠工数実績の労務リスクを回避


TeamSpiritの工数管理は、元々はソフトウエアやWebの開発会社や、広告・イベント会社、会計士・弁護士やコンサルティング会社といった、いわゆる「プロフェッショナルサービス」を提供する企業向けに、プロジェクト原価計算や経営分析のための基礎データを収集する機能として提供しているものです。


プロフェッショナルサービスを提供する企業では、顧客に販売する商品やサービスの原価の大部分が社員の人件費である場合が多いため、「原価」を計算するためには社員の働いた「時間」を正しく計測することが大変重要です。

ただ、一人の社員が複数のプロジェクトを掛け持ちしている場合には、単純に、

(勤務時間) x (単価) = (原価)

ということにはなりません。

例えば、プログラマの田中さん(時間単価1万円と仮定)が、プロダクトAとプロダクトBの二つのソフトウエアの開発に並行して携わっており、昨日働いた8時間の内、プロダクトAの開発に2時間、プロダクトBの開発に6時間を使ったとしましょう。

この場合、原価の合計は80,000円で、内訳は以下のようになります。

プロダクトAの原価
2時間 x 10,000円 = 20,000円

プロダクトBの原価
6時間 x 10,000円 = 60,000円

このように一人でいくつものプロダクト(やプロジェクト)を掛け持ちしたりする場合に加え、開発に携わる人の数が多かったり、メンバーの入れ替えが頻繁にあったりする場合、会社として社員の働く時間(工数)を正確に集計することは容易ではありません。

実際、多くの会社で工数管理の仕組みを自作したり、外販システムを使って、正確な工数の計測にトライするものの、なかなかうまくいかずに、結局一ヶ月分をまとめてざっくりと工数を振り分けてお茶を濁すような事になっているケースも多いようです。

しかし、もし勤怠管理と工数管理が別のシステムであった場合、そのようなざっくりとした運用では、勤怠上は160時間しか働いていないはずなのに工数の合計が200時間となるような不整合が発生し、重大な労務問題になりかねません。

その点、TeamSpiritの工数管理と勤怠管理は連携しているので、一人でたくさんのプロジェクトに携わっていたとしても、勤務時間と工数の合計時間を簡単に一致させることができます。万一、登録された勤怠時間と工数実績の合計時間が一致しない場合、社員にアラートが通知され、月次勤務確定ができない仕組みになっています。



■ソフトウェア会計処理における税務リスク

ソフトウェア開発を行なっている企業の場合、工数実績の正しい把握は、税務リスクを回避するためにも有効です。

ソフトウエアの開発費は、その全てを費用が発生した会計期間で経費として処理できる訳ではなく、場合によっては資産計上して減価償却する必要があります。工数実績を正しく把握した上で原価計算をしていないと、本来資産計上すべき費用を期間費用として処理して、利益を押し下げ、法人税の過少申告というとに繋がりかねません。

この点に関しては、ソフトウエア原価の処理の仕方が、会計上と税務上とで異なる場合があるため、更に注意が必要です。

(詳細は「IT企業は知っておきたいソフトウェアの会計処理の4つのポイント」他を、ご覧ください。)

簡単にまとめると、ソフトウエア原価の会計上と税務上の取り扱いには以下のような違いがあります。

  • TeamSpiritのようなクラウドサービスを提供しているソフトウエアは、自社利用ソフトウエアと定義される。
  • 会計上、自社利用ソフトウエアの制作費は、ソフトウエアによる将来の収益獲得又は費用削減が「不明確」または「確実性はない」と判断される場合、費用として一括処理する。
  • 税務上は、将来の収益獲得又は費用削減が「確実性はない」と判断される場合のみ一括費用処理が可能だが、「不明確」と判断される場合は、その費用を資産計上する必要がある。
  • つまり、将来の収益獲得又は費用削減の効果に関して「不明確」と判断される場合は、会計上と税務上で費用の処理の仕方が異なる。


ブログ「IT企業は知っておきたいソフトウェアの会計処理の4つのポイント」より引用

つまり、将来の収益獲得又は費用削減の効果に関して「不明確」と判断されるケースでは、ソフトウエア開発費を一括費用処理した財務諸表に基づいて税務申告を行うと、税金の過少申告となり、後々追徴税が課されるリスクがあるということです。



このようなリスクを避けるために、まずは開発しているソフトウエア(やプロジェクト)毎、更には開発における作業分類(設計、開発、テスト、保守など)毎に社員の工数実績を計測し、客観的な基礎データを揃えておくこと。

そして、自社のソフトウエアの将来の収益獲得又は費用削減の確実性に関して、「確実」なのか、「不明確」なのか、「確実性はない」なのかを税理士等専門家に確認をしておくことが重要となります。基礎データなしに税理士に相談したところで、なんの意味もありません。

弊社自身、TeamSpiritを使って勤怠と工数の整合性を保ち、工数実績を正確に把握することで、昨年の決算では、極めてスムーズに決算処理を行うことができました。



■工数管理の成功のカギ、実績登録の負荷軽減

とはいっても、「ぜひ工数管理はやりたいが、毎日の工数実績登録を社員にやらせるのは無理がある」という声もあります。そこでTeamSpiritでは、工数実績の登録負荷を軽減するため、以下のような様々な機能を提供しています。

  • 工数をスライドバーを使って簡単入力

  • モバイルからの工数登録

  • Office 365の予定表やGoogleカレンダーに登録された予定を元に工数登録

詳しくは、以下のブログを参照ください。
https://www.teamspirit.co.jp/blog/staff/2017/09/white-collar-productivity.html

働き方改革が広く浸透してきている今、工数管理、原価管理は、いよいよ自社が勝ち残っていくために不可欠なものになろうとしています。ぜひ正確な工数管理と原価計算で、労務リスクと税務リスクを回避し、働き方改革を実現していただければと思います。

TeamSpiritでは、貴社のご状況に合わせて無料のデモンストレーションも行なっております。特に、

✔️ 工数の登録が面倒で工数管理に二の足を踏んでいる方
✔️ ソフトウエアの原価計算の精度を高めたい方
✔️ 将来的にIPOを目指している企業のご担当者の方

は、ぜひTeamSpiritのデモをお試しください。

また、ソフトウェア開発プロジェクトの予算策定および予実分析には、TeamSpiritのファミリー製品TeamSpirit Leadersが有効です。ぜひ一度ご検討ください。

<TeamSpirit Leaders関連ブログ>
プロジェクト型ビジネスの働き方改革は収益性向上から
https://www.teamspirit.co.jp/blog/staff/2018/03/project-profitability.html

(参考)
IT企業は知っておきたいソフトウェアの会計処理の4つのポイント
https://kigyou-no1.com/webservice-accounting-126

第3回:自社利用ソフトウェア(制作取得費の会計処理、減価償却、減損)
https://www.shinnihon.or.jp/corporate-accounting/industries/basic/software/2016-11-04-03-01.html

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