ビジネスが順調に拡大を続けていくと、出張の機会はどんどん増えていくものです。テレビ会議が普及しつつあるとはいえ、遠方にいるクライアントやパートナー企業と重要度が高い打ち合わせを行う場合は、やはり担当やその上司は出張せざるを得ないシーンが出てくることでしょう。
しかし、そうした機会が社内に増えれば増えるほど、いったい誰が、どこで、誰と、どんな目的で出張しているのか把握できなくなってくるということに。特に管理部門では、その出張でかかった経費精算や、付与すべき出張手当などの管理も煩雑になってきます。こういった出張の管理を、いつまでも紙やエクセルベースでおこなっていくのが厳しいのは明らか。今後の事業拡大に備える意味でも、早めに何かいい手立てを考えておきたいところです。
※国内出張・業務目的の延べ旅行者数（2016年）
※参考：出張マーケットに関する動向と今後（2017年12月：日本投資銀行）
https://www.dbj.jp/ja/topics/region/industry/files/0000029022_file2.pdf
従業員にとって、出張前の申請と出張後の経費精算は面倒な作業？
出張と聞くと、内勤の人の中には、出張に行ける人を羨ましがったり、自分も行ってみたい、と考えたりする人も少なくないようです。しかし、当の本人たちはそんな気持ちにならないことも多いとか。
資料の準備やアポイントの調整、移動手段の手配や宿泊の予約など、事前準備が多いだけだけでなく、出張の目的やスケジュールなどを記載した出張申請を社内に提出したり（し忘れていたり......）と、前日まで何かとバタバタするなんて人は多いものです。
また、出張後も大変です。ただでさえ片付けなければいけない業務が多くなっているのに、出張で使った経費の精算を早くしろ、と言われるのは正直なところ辛いことです。帰りの新幹線や飛行機の中で、それらを考えるだけで疲れが倍増した、という経験を持つ人もいるのではないでしょうか？
こういった出張前と後の処理を、もっとスマートに行なうことで、業務効率を上げ、出張がより実り多きものになるように環境を整えることは生産性の向上にもつながるはず。何とかしてほしい、という現場で活躍するビジネスパーソンたちの願いは強いものだと想像できます。
出張で使った経費のきちんと把握することも重要だ
他方、管理する側からすると、出張で使った経費が果たして有効なものなのか、その判断はとても難しいものです。これに対応するため、事前に申請されている出張旅費や交際費と、その出張でもたらされたであろう結果を照らし合わせることで、出張にかかった経費の正当性を証明する必要があります。
これは、単に経費の節約をするという面からだけでなく、内部統制の観点からも必要不可欠であることは言うまでもありません。しかし、これも紙ベースでの管理では煩雑になっていき、チェック体制が疎かになれば、事前の申請そのものが形骸化する恐れさえあります。
さらに、次月に出張手当を付与する、というルールがある企業では、誰がどこまで行ったのか、紙ベースの出張申請を確認して、経理に情報を共有して......といった作業は非効率そのもの。会社全体、少なくとも出張した部署と経理などの管理部門の間でシームレスに情報を共有して、スマートに出張を管理できたら、と希望する向きは多いと考えられます。
ITのチカラを活用して、出張管理を適切に行なう
ここまで述べた通り、管理する側とされる側の双方に手間が発生しがちな出張ですが、国内はもとより、グローバルにビジネスの場が広がっている昨今は、行き先もそれにかかる経費も増大化が見通されます。
そうした出張の管理・把握と、その経費精算に関する手間を省いて効率化させるための解決策として、ITのチカラを使ってみるのはいかがでしょうか。
勤怠管理や経費精算、工数管理などの機能をワンソリューションとして提供している「TeamSpirit」の経費精算機能を使えば、出張で発生した経費精算をスマートに処理できるだけでなく、チェックのしやすさから経費の透明性を高めることにより内部統制をバックアップし、支払いもさまざまな方法で行なうことができるようになります。
また、「TeamSpirit」は、株式会社JTBビジネストラベルソリューションズの出張手配サービス「J'sNAVI Jr.」と連携することで、出張者が事前に出張申請をすると、それと同時に国内外の宿泊・航空券等の予約ができるようになります。これにより、予約手配等の「出張にかかる"見えないコスト"」も大幅にカットすることができるでしょう。
また、出張者も出張に行く前だけでなく、出張に行ったあとの細かい処理や登録についても、モバイルを使ってちょっとした空き時間に登録が可能。これにより、業務の効率化にも貢献できるだけでなく、手間がかからないので、出張に対するモチベーションの改善にもつながることでしょう。
もしかすると、出張後の作業が前倒しで解決したことにより、心理的負荷や「やりたくないなぁ」と思う気持ちが解消されることで、本来すべき仕事に集中したり、余裕ができることで新たな提案を考える時間が生まれたり、といった好循環がもたらされるかもしれません。
あらゆるシーンにおいて、従業員と管理する人間の業務効率の改善と内部統制の強化が叫ばれる今日この頃。ビジネスが拡大し、出張が多くなって来ることを見越して、そして、担当者のクリエイティビティが発揮しやすい環境を整えるという意味でも、今のうちから導入の準備をしておくはいかがでしょうか？
text：働き方改革研究所 編集部
