有給休暇取得が義務化へ
2018年6月29日に可決・成立した「働き方改革関連法」により、2019年4月から多くの面で働き方が変わることになる。それに合わせた労務管理も必要なことは周知の通りだ。その中で、働くひとにとっても、企業にとっても注目されるのが、「年次有給休暇の年5日取得を義務付け」だろう。
これは、労働基準法第39条の内容を追加し、年に10日以上の有給休暇の権利を付与した労働者に対し、そのうち5日間は基準日から1年以内に労働者ごとに時季を定めて取得させるよう、企業に義務付けるものだ。
これまでは働くひとが申し出ることで決まっていた有給休暇だが、「周囲のひとたちが忙しそうにしているのに休むのは心苦しい」「そもそも自分の有給休暇の日数がどのくらい残っているのか分からない」といった意見は多々挙がっていた。また、「取得させないように仕向ける」といういわゆるブラック企業の問題もたびたび報道されている。
そうしたことをなくす意味でも、今回の改正では、有給休暇の取得を企業側の義務としている、というわけだ。この有給休暇を取得させるタイミングは、社員が希望を挙げ、最終的には企業側が指定することになる*。
*ただし、自ら申し出て取得した日数や、労使協定取得時季を定めて定めた日数(計画的付与)については5日から控除することができる。
※参考：厚生労働省「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律（平成30年法律第71号）の概要」より
https://www.mhlw.go.jp/content/000332869.pdf
有給休暇を取得させるには勤務状況の見える化が必要
有給休暇について、先述のように改正がなされるわけだが、果たして企業側は適切に対処できるようになっているのだろうか。
たとえば、企業側、特に実際に有給休暇日を決定することになるであろう管理職や管理部門は、そのタイミングに細心の注意を払う必要があるはずだ。過去のデータと比較して「いつ休んでもらえば業務に影響なく、すべてのスタッフが公正に、希望に近い時季に休暇の取得ができるか？ さらに、多少希望日とズレたとしても本人が有給休暇をきちんと活用できるか？」といったお題に対して、最適解を出さなければならない。これは人数が増えるだけ難易度が上がることだろう。
また、すべての対象者の有給休暇取得日を管理帳簿にする、といった対応も必須だ。これが疎かになっていれば、2019年4月以降は労基署や外部監査の指摘を免れない。誰がどのくらい働いていて、いつ有給休暇を取得し、それが正しく実行されているかーー。これを継続的に把握できるよう、記録しておかなければならないわけだ。
こうしたことは、管理部門の新たな課題だと言えよう。
有給休暇だけじゃない！ 休暇取得は会社側の義務であることを意識しよう
休暇を与える、という観点から考えると、有給休暇だけでなく、スタッフの連続勤務を避けるために、適切に休暇を取得させるよう促すことも労務管理上、非常に重要だ。
労働基準法では第35条第一項に「使用者は、労働者に対して、毎週少なくとも1回は休日を与えなければならない」と定められている。たとえば、普段、完全週休2日だが、イベントや繁忙期を理由に土日出勤を含めて連続勤務が避けられなくなった場合、最大で12日までは連続出勤できるが、13日目から労基法違反になってしまう。
企業側はそうした実態を事前に把握し、可能な限り連続出勤を回避するように対処しなければならないし、それが難しくても早期に休暇を与えるよう適切な対応をする必要がある。
だが、こうしたことは、一人ひとりのスタッフが「いまどのくらいの負荷状況で働いているか」をタイムリーに見ていなければ、対応できるものではない。
だからこそ、有給休暇取得はもちろん、働き方の状況を瞬時に理解できるよう「働き方の見える化」をしておくことは、法令遵守や労務管理、働きやすさ等の観点から必須だと言える。
しかし、たとえば自社開発したレガシーなシステムやExcel、紙の出勤簿では、それは到底実現できそうにないだろう。
TeamSpiritでスマートに有給休暇の取得を促進
スタッフの勤怠管理や経費精算、工数管理などをひとつにした「働き方改革プラットフォーム」であるTeamSpiritは、働くひとが意識せずとも、働き方のデータを収集することができるクラウドシステムだ。
TeamSpiritの勤怠管理機能の中には、休暇の申請や残日数の管理、有給休暇の自動付与といった、2019年4月から適用させる改正労働基準法の遵守に最適な機能が盛り込まれている。
改正労働基準法にあわせた有給休暇の自動付与機能は、働くひとから申請して取得できるようにするだけでなく、管理する上長が残日数や取得状況を見ながら自動付与することもできる。
このように、働くひとの勤怠状況がTeamSpiritによって「見える化」されることで、適切なタイミングで有給休暇の取得を促進し、スタッフの健康管理やモチベーション維持はもちろんのこと、法令の遵守も達成することができるようになる。もちろん、会社で事前に定めている半休、時間単位の有給休暇、代休、振休なども、スタッフ一人ひとりの労働時間計算や休暇の取得状況と完全に連動するので、社内規定を変更することもない。
現在、TeamSpiritを導入しているミツワ電気株式会社は、創業108年を誇る老舗ながら「働き方改革」を実践し続けている企業だ。ここでは、時間外労働を減らし、有給休暇を"必ず"取得される仕組みをすでに導入している。その管理をTeamSpiritで行なっているとのことだが、TeamSpirit導入後、人事部の作業効率の削減と効率化が進み、適切な管理ができていると評価は高い。
2019年4月から施行される改正労働基準法による「年次有給休暇の年5日取得を義務付け」。ここまで読んで、現在の自社の状況では対応が不十分かもしれない、と不安を感じる向きもあるかもしれない。
特に、紙ベースやExcelによる管理がなされている企業は、過去との比較データを年間通して整理して見る、などが難しいものだろう。
改正を前に「とりあえず、形だけでも」と考えるのではなく、スマートに法令遵守をしていくために。これを良い機会として、適切な勤怠管理ができる仕組みを導入してみるのはいかがだろうか。
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text：働き方改革研究所 編集部
