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2018年6月29日に成立した「働き方改革関連法案」によって、労働基準法など計8本の法案が一括で改正されることとなりました。2019年4月の法改正に向けて、各社とも人事部や総務部は準備に追われることになりそうです。

一方で、中小零細企業の中には、人事や総務を兼任しているひとが、従業員の出退勤や休暇の申請や管理などを、エクセルで四苦八苦しながら行なっているというケースも少なくないことはところも多くあるのも事実です。

しかし、法改正という大きな動きがある来春以降、このやり方で今後も適切な労務管理を続けていけるのか......不安を感じる担当者や経営者は多いのではないでしょうか?

では、こういった問題をどう改善していく必要があるのか、順番に紐解いていきたいと思います。

より正確な管理が求められる労働基準法の改正

2019年4月より適用される改正労働基準法の下では、企業は従業員に対してこれまで以上に多くの対応を取る必要が出てきます。従来よりも、さらに従業員の働き方を見える化し、より正確な管理をし続けなければなりません。

法改正による従業員の管理に関する代表例を挙げると、以下のようなものがあります。

①時間外労働の上限規制の導入

②フレックスタイム制の改正

③年次有給休暇の改正

④中小事業主に対する時間外割増賃金率の適用

⑤高度プロフェショナル制度の創設

【参考記事】

今から確実な準備と助走期間を!早めに済ませたい改正労働基準法への対応

https://www.teamspirit.co.jp/workforcesuccess/work/kaiseiroudoukijunhou.html

従来の管理手法が限界にきている背景

こういった動きに対し、企業は適切な対応を取る必要がありますが、働き方は多様化し、これまでのように、一ヶ所に集まって定時に業務を開始する、といったシンプルな動きでなくなるのは明らかです。

そんな状況の中、従来のように出力した紙での管理や、エクセルベースでの管理で、出退勤や有給休暇の付与などをスマートに行なうことができるのか、不安視する声は総務や人事担当者を中心に多く聞かれるものです。

「ウチは人数も少ないから」という考え方は通じない

「ウチは少人数だから、紙の出勤簿で十分」と考えている経営者もいるようですが、出勤簿の紛失や記載者による情報の改ざんのリスクは労使ともに無視できないものでしょうし、管理部担当者の引き継ぎの困難さは人数とは関係なく「起こってみないと気付かない」ことだと言えます。それ以外にも、考え始めるとさまざまなリスクが見えてくるでしょう。

従業員側としても、自分の有給休暇はあと何日残っているのか、担当者に聞かないと分からなかったり、急な早退や遅れて出勤したりといった場合その処理がどう扱われているか都度確認する必要があるなどは、とかく煩雑さが伴うことは想像に難くありません。

「有給休暇が取りづらい」という問題がありますが、その原因として人間関係だけでなく、「そもそも有給休暇がどれくらい使えるのか把握できていない」ということもまた、憂慮すべきことだと考えられます。

このように、管理する側も管理される側も、お互いがフラストレーションの溜まる状況になってしまっていては、改正労基法に適応することがより困難なことになることは想定内なことでしょう。

加えて、これまでと異なる働き方が求められていくのに、管理の方法が従来と同様という点からして、管理制度の限界がすぐに来てしまうことは火を見るより明らかです。「働き方改革」によって、リモートワークが多く導入されてきていますが、物理的に離れた場所で働く従業員の勤怠を、紙やエクセルでおこなうのは現実的ではありません。

今日の働き方にふさわしい、より柔軟で使いやすく、業務効率を上げながら正確な管理のできるソリューションの導入は、まさに緊急を要する課題と言えるでしょう。

既にベースとなるソリューションの導入が済んでいる大企業と異なり、中小企業の多くがこの課題に対応することの難しさに直面しているかもしれません。これから現状を認識して必要課題を洗い出し、適切な条件のソリューションを選定し、導入していくとなると、それにかかる時間とリソース、そしてコストの問題がのしかかってきます。しかも、来春の法改正に向けて、適切な労務管理ができる体制を構築する準備期間はあまり残されていないのです。

適切な労務管理を行なうなら、ITのチカラに頼ることも必要だ

このような「適切な労務管理が行える体制の構築待ったなし」の状況を、中小企業はどう打破していけばいいのでしょうか。中には、これを契機にITの仕組みを活用した労務管理の導入を検討する中小企業も多いはずです。

しかし、長年続けてきた紙での管理から脱却し、ITのチカラを使った管理を社内に定着させるには、単にシステムを入れるだけではなく、システムでの管理の必要性とその効果、そして実際の使い方に関するレクチャーをきちんと従業員に浸透させて、ITソリューションによる管理を良しとする風土を作っておくことも大切となってきます。

こうした対応をした上で、初めて従業員の勤怠や就業管理を通した、適切なマネジメントができるようになるのです。

勤怠管理や経費精算、工数管理、カレンダーを一体にした「働き方改革」プラットフォームである「TeamSpirit」には、ホワイトカラーの生産性を見える化し、長時間労働の是正や生産性の向上に貢献できる機能が多く備わっています。特に勤怠管理機能においては、多様な働き方の対応や、勤務間インターバル制度などの新たな社会制度や仕組みへも、柔軟に対応が可能。

セールスフォースドットコムのForce.comを採用したITクラウドなので導入のハードルも低く、安価ながら最高水準のセキュリティレベルを誇るため、安心して使うことができます。

従業員が安心して仕事に集中できる環境を作るには、まずは適切な労務管理を行える体制の構築が肝要です。法改正をいいチャンスと捉え、従来の管理方法から脱却し、時代に合った最適な労務管理を実現させませんか?

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https://www.teamspirit.co.jp/

text:働き方改革研究所 編集部