2015.12.01

出張経費は不正の温床?――「TeamSpirit」×「出張手配サービス」の連携で出張管理の課題を解決し、ガバナンスを強化する!

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●出張経費は不正の温床?

つい先日、こんなニュースを目にしました。

架空出張などで約4億円の不正請求か。詐欺容疑で大手建設機械メーカの元幹部を逮捕

たったひとりの社員が6年にもわたって不正行為を繰り返し、総額4億円もの金額をだましとっていたというこの事件。これだけの金額になるまで、なぜ誰も気がつかなかったのか......。管理の甘さを推測せざるをえません。
ただ「カラ出張」や「経費水増し」といった言葉は、ニュースで目にすることも多く、金額の差はあれど、どこでも起こりうることなのかもしれないな、と感じてしまいます。

例えば次のような状況に思い当たる節はありませんか?

  • 出張命令は常に口頭。事前の申請も事後の出張報告書も存在しない。
  • 会社には正規運賃を請求しながら実際は格安チケットを購入し、「差額」を自分の懐に入れている。
  • 忙しい月末に、スケジュール表を見返しながら、まとめて経費精算作業を行っている。
  • 部下から回ってくる経費申請の金額や内容を細かく確認する暇がなく、とりあえず承認している。
  • 管理部門の人材が不足しており、経費のチェックにまで手が回らない。
  • 出張経費規程があいまい。

出張の多い企業にとっては、交通費や宿泊費の経費申請は日常茶飯事。しかし、業務に追われて申請・承認・精算のフローがなあなあになってしまえば、出張経費は不正の温床になってしまいます。冒頭の事件もこんな環境のなか、ふとした出来心やちょっとした業務ミスをきっかけに生まれてしまったのかもしれません。

企業は「自分たちこそ不正の被害者だ!」と言いたいところかもしれませんが、不正が発生するような環境を作ってしまった責任からは、決して逃れることはできません。また、社員が差額収入を受け取ることは、経費の過大申告として税務署から注意を受ける可能性もあり、場合によっては会社ぐるみで不正を行っていると認識されかねません。不正によって社会的な信頼を失うことは、企業にとって一番のダメージです。

●日常業務に潜む「不正のトライアングル」

では不正の「芽」は一体、社内のどこにあるのでしょうか?
アメリカの犯罪学者D.R.クレッシーが確立した理論に「不正のトライアングル理論」というものがあります。

不正のトライアングル理論では、次の3つの要素がすべてそろった時に、不正行為が発生すると考えられています。
① 機会・・・不正行為の実行を可能にする環境。例えば、不正をしても誰にもばれないような職場環境などのことをさします。
② 動機・・・「生活費に困っている」、「遊ぶ金がほしい」など、不正をしたくなるような望み・悩み。
③ 正当化・・・自分に都合の良い理由をこじつけて、「良心の呵責」を乗り越えてしまうこと。例えば、「盗んだのではなく、一時的に借りただけ」、「ほかの人もやっている」などの身勝手な言い訳が、これにあたります。

これらを出張経費申請業務に照らし合わせてみると、

  • 紙やエクセルでの処理で、ミスが起こるのは当たり前
  • 経費を承認する上司や支払いを行う経理担当者が、業務の煩雑さからミスを見過ごしがち
  • 本来使用した以上の経費が支払われていることに誰も気がつかない

など、めまぐるしく流れていく日常のなかに不正の「機会」がたくさん潜んでいることがわかります。
このような環境では「悪気はないが、間違えた」、「忙しくて確認ができなかった」、「どうせみんなやっている」といった身勝手な言い訳も「正当化」されかねません。

「お金に困っている」など、不正にいたる個人の「動機」をコントロールすることは困難ですが、少なくとも不正の「機会」や「正当化」を防ぎ、「不正のトライアングル」が成立しないような管理体制を整えることが必要ではないでしょうか。

●出張の事前申請・承認ソリューションで課題を解決!

不正リスクのみならず、出張管理に関する業務には、

  • 出張申請から承認・経費精算までの作業がとにかく面倒
  • 海外出張の際の経費精算が、とくに面倒(費目による消費税の課税区分やレートの換算など)
  • 社員が申請する交通費や宿泊費が適正かどうか確認できない・出張経費がなかなか削減できない

など、様々な課題が挙げられます。

これらの課題を解決するには、やはりシステムの導入がひとつの鍵となりそうです。

ここでTeamSpiritの経費管理ソリューションをご紹介したいと思います。
TeamSpiritを使用すれば、次のように、出張に関連するさまざまな経費申請作業を自動化・簡略化することができます。

  • 出張旅費・交際費などは、ワークフローで事前の利用申請ができ、承認を経て初めて事後の経費精算が可能。
  • 事後の経費精算も、事前の申請内容から明細が自動生成され、精算者は申請時と変わった明細のみ追加・訂正を行うだけで精算できる。
  • 出張前に経費を事前申請した内容と、出張から戻った後の事後精算の差異が強調表示されるので、確認作業の二度手間を防ぐことができる。

もちろん移動の空き時間などにモバイルから経費精算することが可能ですし、上司も外出先からモバイルで、手軽に精算の承認ができます。上司がいないから稟議が滞るというようなことは起こりません。

さて、ここで大きなポイントとなるのが、出張の「事前申請」です。
「事前申請」と上司の「承認」がないと、交通費・宿泊費・日当などの出張経費の精算ができない、という仕組みにしてしまえば、第三者(上司)のチェックによって認められた正当な経費のみが支払われることになり、不正請求のリスクを削減することができます。
また事前申請によって部門やプロジェクトの費用の発生予定を事前に把握することができるため、費用対効果を意識した出張を行うこともえきますし、事前申請と事後の出張報告書を照らし合わせることで、出張に関する成果の確認も可能です。
結果的に不正の「機会」は減少し、内部統制の強化にもつなげることができるのです。

●新機能登場! 「TeamSpirit」×「出張手配サービス」の連携でさらに便利に!

さらに今回、TeamSpiritはJTB社の法人向け出張手配サービス「J'sNAVI Jr.」との連携サービスをリリースすることになりました。
「J'sNAVI Jr.」は、JTB社が提供する、航空券・鉄道・ホテルの手配を行うことができるASPの出張手配サービスです。TeamSpiritのワークフローシステムと連携することにより、出張申請と同時に、航空券・鉄道・ホテルの手配を行うことが可能になり、出張にまつわる煩雑な業務を劇的に簡略化することができます。
ここで 「TeamSpirit」 × 「出張手配サービス」の連携による大きなメリットを3つご紹介します。

1. 出張旅費のコスト削減

「J'sNAVI Jr.」を使えば、法人サイト専用の割引運賃やプランが購入できるため、交通費を削減することができます。また宿泊費についても、サービス券やキャッシュバック付きの高額なプラン、換金性のある金券類や有料サービスの表示に制限をかけることができるため、社員が勝手に業務出張に相応しくない宿泊プランを選ぶということを防ぐことができます。
もちろんTeamSpiritのワークフローの機能で、事前申請時にプラン内容を承認者がチェックするフローを組むことが可能です。出張者が適切な運賃、プランで手配しているかどうかを事前に確認することで、コストを抑えることができます。

2. 出張者、管理部門の業務効率化

最も便利な点は、「J'sNAVI Jr.」を使用すれば、出張申請とチケット・宿泊手配が同時にできてしまうこと。もちろんTeamSpiriのワークフローを使って、いつでもどこでも簡単に申請・承認の作業を進めることができます。
出張後も、領収書や証明書の代わりになる交通手段のデータをそのまま伝票に取り込むことができるため、わざわざ経費を手入力する必要はありません。経費の利用内容から自動で費目を決定することも可能なので、経理担当者の手間も省けます。
さらに、海外出張時の航空運賃については燃油サーチャージや空港利用税などが分割された状態で請求データができるので、会計システムへの取り込みが簡単です。

3. 出張者の不正利用防止と安否確認

一番大きなポイントは「J'sNAVI Jr.」を使用するとチケット代金が「一括後払い方式」になることです。会社がまとめて支払いを行うので、出張者の立替払いが削減され、不正利用の防止と経理業務の簡略化につながります。
また出張手配サービス上の請求データと、利用者の経費精算データを比較することで、その経費が上司の承認を得られた適正なものなのかどうかを確認することもできます。
さらに、チケットは換金性の低いオンラインチケットレスサービス方式なので、会社経費で高額チケットを購入しながら金券ショップで安いものを買い直し、差額を自分のものにする、などの不正を防止することができます。 

予約データからは誰がどこにいるのか、という出張者の安否確認を行うことができ、利用実績データや請求明細データからは、不必要に高額なチケットを手配していないかなども確認することができます。
これまであいまいだった経費利用の実態を、「高度に可視化」することで、コスト削減や不正利用の防止、そして業務改善につなげることができるのです。

J'sNAVI Jr.出典:J'sNAVI Jr.(http://www.jtb.co.jp/jsnavi/lp/jr.asp

●経費精算システムの導入は、業務効率化だけではなく、内部統制につながる。

以上のように、TeamSpirit×「出張手配サービス」を使用すれば、チケットの手配から旅費の申請、帰着後の交通費や日当の精算を一連の流れとして行うことができます。
事前申請・承認・精算・仕訳・振込のフローを一元管理することによって、現場社員から経理担当者までがミスなく手軽に業務を遂行することができるほか、旅費自体のコスト削減やコンプライアンスの徹底など様々な効果が期待できます。

もちろん日常に潜む課題を解決し、不正を防止するためには、システムの導入だけでは不十分であり、人間関係や企業文化なども需要な役割を果たします。
ただ業務を簡略化することで、みんなが本来の業務に集中し、モチベーション高く仕事に取り組めるようになれば、内部不正やミスが起きにくい職場環境を作ることにつながるのではないでしょうか。

グローバル競争が激しくなるなか、出張費をはじめとする間接費の削減やガバナンスの強化は、企業の成長にとって必要不可欠です。
うちの会社は大丈夫・・・と対策を後回しにするのではなく、この機会に「出張管理」のあり方や「経費の可視化」について、検討してみてはいかがでしょうか?

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