2015.04.07

「TeamSpirit ✕ コーポレートカード」の連携サービスで、一歩進んだ経費管理を実現!

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コーポレートカードを使えば、経費精算は楽になる?

今回は会社におけるクレジットカード使用と経費精算について、考えてみたいと思います。

海外に比べるとクレジットカードの利用率が低く、現金主義と言われることの多い日本ですが、ネットショッピングの普及や、Square、Coineyなどの新しい決済サービスの拡大などもあり、日常生活においてクレジットカードを使用する機会が増えています。

仕事においても、出張時にネットでホテルや新幹線、飛行機を予約し、個人のクレジットカードで支払いうという方が多いのではないでしょうか。その他、急な接待や備品購入などの経費を立て替えなければならない場合でも、クレジットカードさえあれば、手持ちの現金を心配する必要はありません。

常に現金を持ち歩かなくていなくても、気軽に立て替えられるという意味では、クレジットカードはかなり利便性が高いものだといえます。しかし、毎月の「経費精算業務」についてはいかがでしょうか?楽になっていますか? 答えは恐らく"No"ではないかと思います。

というのも、個人口座から引き落とされる個人クレジットカードを使用している限り、経費精算については現金支払と同じフローで行わなくてはならないからです。つまり、月末まできちんと領収書を保管しておき、期日までに経費精算システムに日付・金額・用途を手入力し、領収書を添付した書類を提出するという業務が必要です。うっかり処理を忘れてしまえば、自腹になってしまう可能性もありますし、入力ミスも起こりえます。

このブログでも何度も書いていますが、現場の社員、承認者、経理担当者にとって、経費精算処理は大変な負担です。折角便利なクレジットカード。日常業務がもう少し楽になればいいのに、と思いますよね。

では同じクレジットカードでも、個人のものではなく法人向けの「コーポレートカード」を使用する場合はどうでしょうか?

実はコーポレートカードには、カード使用者の利用代金をまとめて法人口座から引き落とす「会社一括決済方式」と、カード使用者の個人名義口座から引き落とす「個別決済方式」があります。日本の企業においては、コーポレートカードは福利厚生的な意味合いで導入されることが多く、その場合には「個別決済方式」が採用されています。つまり機能的には個人カードと同じですが、年会費は会社が負担し、個人はカード付帯の特典を福利厚生的に使用できる、というものです。「個別決済方式」である限りは、個人のクレジットカードと同じ経費精算処理が必要になるので、業務の簡略化という意味ではあまり貢献度は高くないかもしれません。

一方、法人口座から引き落とされる「会社一括決済方式」のコーポレートカードはどうでしょうか? 一番大きなメリットは、会社の口座から引き落とされるので、従業員は自分のお金を一切気にすることなく立替えができるということでしょう。また、私用のクレジットカードと会社経費用のクレジットカードを物理的に分けられるので、これまでのようにどの明細が私用でどの明細が経費用だったかを混乱せずにすみます。領収書をなくしたり、経費精算が間に合わなかったりして自腹負担になるということもなくなります。

ただ、残念ながらこの「会社一括決済」のコーポレートカードを使ったとしても「経費精算業務が楽になる」ということはなさそうです。というのも、この場合も経理担当者は月に一度カード会社から送られてくる明細と、社員がカードを使用した時の領収書をつけ合わせ、誰が何に使用したか、またその金額について確認しなくてはならないからです。もちろん従業員は、現金で立て替えたときと同様に、月末に領収書と必要書類を紙で経理に提出しなくてはなりません。

また、会社一括決済のコーポレートカードを導入した場合、「社員が際限なく使用してしまったらどうするか?」という懸念が生じます。社員の勝手な使用を避けるためには、恐らくカード使用の「事前申請」プロセスを入れることが必須になるでしょう。そうなると上司にとっては、部下からの申請をスピーディーに承認するという新たな業務発生します。

TeamSpiritの「クレジットカード連携サービス」で、コーポレートカードは劇的に便利なものに!

非常に便利なコーポレートカードでも、このような手間が生じるとなると結局使うのが面倒になって、宝の持ち腐れになってしまいますよね。では、コーポレートカードを使って、「楽に」、「ミスのない」経費精算を実現するためにはどうすれば良いのでしょうか?

ここでご紹介したいのが、TeamSpiritのコーポレートカードソリューションです。

TeamSpiritでは、三井住友カードが発行するコーポレートカードとの「クレジットカード連携サービス」を提供しています。このサービスでは、コーポレートカードの情報を「TeamSpirit」に登録すると、三井住友カードからクレジットカードの利用明細が「日次」でTeamSpiritへ送られ、そのデータは自動的に経費精算システムへと取り込まれます。

つまり昨日コーポレートカードで支払った経費は、翌日には自動的に精算処理が必要なタスクとして登録されます。従業員は必要な情報を追加入力して、申請ボタンをクリックするだけ。カード会社から月に一度の明細書が届くまで業務をため込む必要なく、毎日手が空いた時間に簡単に経費精算を行うことができます。

システム上で金額や取引日などの重要項目は改ざんされないように制御されているほか、カードの使用目的など追加入力が必要な情報を設定すれば、入力漏れも発生しません。従業員は何も意識しなくても経費精算規定に則った処理を行うことができるのです。

また、会社一括決済のコーポレートカードの導入で必要になるであろう「事前申請」についても、TeamSpiritに装備されているワークフロー機能によって、簡単に実現することができます。もちろんモバイルでの承認作業も可能なので、「申請」→「承認」という業務プロセスをスピーディーに進めていくことが可能です。

コーポレートカード・交通系ICカード・パーチェシングカードを使って、戦略的な経費管理を実現

さて、ここからはTeamSpiritを活用した「一歩進んだ」経費管理についてご紹介したいと思います。 恐らく会社のなかで従業員が頻繁に立替を行う経費は、

  1. 出張旅費
  2. 交際費
  3. 短距離交通費

の3種類でしょう。

このうちの1.出張旅費と2.交際費については、上記でご紹介した「TeamSpirit ✕コーポレートカード」のソリューションで解決できます、またコーポレートカードでカバーしきれない3.短距離交通費については、TeamSpiritで提供している交通系ICカードデータの自動取り込み機能を使用すれば、ペーパーレスかつほぼ手入力なしの経費精算業務を実現することができます。
このように社員が頻繁に立替を行う経費をすべて手入力なしで経費精算することができるのです。

また、最近クレジット各社が「パーチェシングカード」というとても便利なサービスを提供しているのをご存知でしょうか。最近リスティング広告やソフトウェアの利用料などカード決済でなければ使えないサービスも増えていますし、会社のオフィス備品や消耗品などもネットで購入することがほとんどだと思いますが、これらの決済に、この「パーチェシングカード」は非常に便利です。

「パーチェシングカード」の主な特徴としては、

  • 物理的なプラスチックカードではなく、カード番号のみを発行。
    カードを管理する煩わしさや紛失の心配がありません。
  • 個人ではなく、部署ごとのカード番号を発行することが可能。
    社員の異動や退社があってもカード情報を変更する必要がありません。
  • 支払先がカード会社に一本化される。
    各購買先へそれぞれ支払うという作業が必要なくなるので、支払処理も簡単で振込手数料を削減することができます。
  • 予め購買先と利用限度額を設定することが可能。
    例えば「Aという購買先に対しては月3万円までは上司の承認がなくても購入可能」というような自動承認が可能なので、承認者はイレギュラーなときだけ承認作業を行えばよく、業務の簡素化につながります。

こういったサービスを積極的に使用することも、煩雑な経費管理を楽にしてくれる一つの方法です。

TeamSpiritを導入した上で、出張や接待の多い社員にはコーポレートカード、それ以外の購買についてはパーチェシングカード、短距離交通費は交通系ICカードで対応すれば、出張前の仮払いや小口現金の管理は不必要。従業員も領収書や経費精算処理に悩まされることがありません。

さらに、経費精算処理時の手入力をなくすことで常に正確な経費データがリアルタイムに手に入れば、それらのデータを元に経費分析を行うことも可能です。TeamSpiritでは、様々な分析ツールも用意しています。部署ごと、プロジェクトごと、個人ごとなど色々な切り口で会社経費の使用状況を確認すれば経費削減への手がかりをつかむこともできますし、従業員のコスト意識の向上にもつなげられるのではないでしょうか。

企業におけるコスト削減は、一朝一夕で成し遂げられるものではなく、日々の積み重ねと社員一人ひとりのコスト意識が非常に重要です。そのためにはまず煩雑な経費精算処理を楽に、またミスのないものにすること。そして、現状を分析した上で、素早い対策をとることが必要となります。

是非、戦略的な「経費管理」への第一歩としてTeamSpirit×コーポレートカードのソリューションの導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

コーポレートカードとの連携で、戦略的な経費管理を実現する、TeamSpiritの機能詳細を見る

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